Otsikon kysymys on kompa: kirjanpitoa ei hoideta Holvissa. Yrittäjä hoitaa taloushallintonsa Holvissa ja Select Financial Services hoitaa kirjanpidon taustalla toisessa järjestelmässä. Voit tietenkin valita myös muun Holvi – yhteensopivan tilitoimiston, mutta me ja asiakkaamme suosittelemme mieluusti Selectiä, kokonaisvaltaista taloushallinnon kumppania, jolta saa tarvittaessa tukea mihin tahansa liiketoimintatilanteeseen.
Tämä artikkeli on osa tilitoimistomme Select Financial Servicesin blogisarjaa, jossa kerrotaan miten Holvi ja sen kirjanpito sekä sähköiset taloushallinto-ominaisuudet toimivat. Select on Holvin tilitoimistoyhteistyökumppani, mutta Holvi ei ole osallisena sarjan sisältöön, vaan sisältö edustaa tilitoimistomme näkemystä. Voit perehtyä sarjan muihin osiin täältä.
Holvi ja kirjanpito
Usein kuulee puhuttavan siitä, kuinka kirjanpito hoidetaan Holvissa, mutta tämä on oikeastaan eräänlainen väärinkäsitys. Holvi on yritystili, johon on liitetty lisäarvopalveluita, jotka tekevät Holvista kokonaisvaltaisen taloushallinto-ohjelmiston (tietynlaiselle yrittäjälle), mutta kirjanpitomoottoria siinä ei kuitenkaan ole.
Holvin idea on, että yrittäjä voi hoitaa taloushallintonsa ja rahaliikenteensä yhdessä paikassa samalla, kun kirjanpitomateriaalit tallentuvat (puoli)automaattisesti kirjanpitoa varten. Kun yrittäjä hoitaa taloushallintoaan Holvissa, tekee kirjanpitäjä taustalla kirjanpidon toisessa järjestelmässä Holvin raporttien pohjalta. Tilitoimiston puolella kaikki tilitapahtumat kirjataan kirjanpitojärjestelmään oikeaoppisesti, jaksotetaan oikealle kaudelle, tarkistetaan tiliöinnit ja tositteen tiedot sekä tehdään varsinaiset kirjanpitoraportit, joiden avulla tilitoimisto pystyy tekemään viranomaisraportoinnin esimerkiksi OmaVerossa. Kun kaikki tilitapahtumat ja kirjanpitomateriaali on hyvässä järjestyksessä yhdessä järjestelmässä, niiden pohjalta on tehokasta tehdä kirjanpitoa. Ainakin teoriassa.
Teoriassa kirjanpitäjä saa Holvista tilitapahtumien tiedot ja tarvittavat kirjanpitomateriaalit hyvässä järjestyksessä, minkä pohjalta kirjanpito on helppo tehdä jossain Holvin ulkopuolisessa järjestelmässä. Käytännössä tämä ei kuitenkaan välttämättä toteudu. Holvin tuotekehitys ei ole vielä ehtinyt siihen vaiheeseen, että heidän raporttinsa olisivat yhteensopivia toisten järjestelmien kanssa, joten prosessi vaatii edelleen paljon manuaalista uudelleenjärjestämistä.
Me Selectillä olemme pitkäaikaisia Holvin yhteistyökumppaneita ja työntekijämme ovat olleet mukana käynnistämässä Holvin tilitoimistoyhteistyötä, joten heidän järjestelmänsä ja prosessinsa ovat meille tuttuja. Olemme kehittäneetkin oman teknisen prosessin Holvin kirjanpitoaineiston järjestämiseksi, jolloin pystymme tekemään kirjanpidon helposti ja luotettavasti kirjanpito-ohjelmistossa.
Mikäli tilaat Selectiltä Holvi-kirjanpitosi, niin sinun ei tarvitse huolehtia muusta kuin, että kuvaat kuittisi puhelimeen saapuvien ilmoituksien avulla, ja me huolehdimme lopusta. Me teemme kirjanpitosi sekä viranomaisraportointisi, sekä otamme yhteyttä mikäli aineistossa on puutteita. Me ymmärrämme, että yrittäjän kannattaa keskittyä ydintoimintansa pyörittämiseen, eikä haaskata aikaa taloushallinnon byrokratian kanssa. Meiltä saat tarvittaessa myös tukea mihin tahansa liiketoimintatilanteeseen, aina lakiasioista markkinointiin.
Sähköinen taloushallinto Holvissa
Holvin idea on, että yrittäjä voi hoitaa taloushallintonsa mahdollisimman helposti ja nopeasti yhdessä järjestelmässä. Käyttöliittymästä onkin tehty mahdollisimman helppokäyttöinen, minkä
kääntöpuolena on joustamattomuus: Holvi on alunperin suunniteltu juuri tietynlaisille yrittäjille, eikä palvelun taloushallinto sovellu välttämättä moniin erikoistilanteisiin. Joustamattomuus näkyy myös kirjanpitäjän työmäärässä: mikäli Holvia ei käytä oikein, niin kirjanpitomateriaalien järjestäminen kirjanpitoa varten vaatii merkittävän määrän manuaalista työtä.
Holvin hienous on kuitenkin juuri siinä, että tietynlaista taloushallintoa siellä on todella kätevä tehdä. Yrityksen tilitapahtumat sekä laskutus löytyvät samasta paikasta, ja palvelun avulla voi kokeilla myös pienimuotoista verkkomyyntiä. Kirjanpitomateriaalit tallentuvat lähes automaattisesti kirjanpitoon: saapuvat verkkolaskut tallentuvat automaattisesti ja sähköposti sekä paperilaskut voidaan kuvata helposti oikean maksutapahtuman yhteyteen. Lähtevät laskut tallentuvat luonnollisesti automaattisesti ja korttimaksuista tulee puhelimeen ilmoitus, jonka avulla kuitin tallentaa kirjanpitoon kolmella klikkauksella. Holvin kanssa ei tarvitse stressata katoavista kirjanpitomateriaaleista.
Voiko kirjanpidon tehdä itse Holvin avulla?
Kirjanpidon voi tehdä myös itse Holvin avulla, mutta silloin tekijällä pitää olla myös hyvät tiedot kirjanpidosta ja jokin kirjanpito-ohjelmisto. Mikäli Holvi on ainut taloushallintojärjestelmä ja -työkalu, niin kaikki tarvittava kirjanpitomateriaali löytyy oikeasta paikasta ja sen pohjalta pystyy tekemään varsinaisen kirjanpidon. Varsinaisen kirjanpidon tekeminen riippuu yrityksen toiminnasta ja yhtiömuodosta, mutta pääsääntöisesti Holvin kirjanpitomateriaali pitää syöttää johonkin ulkoiseen kirjanpitojärjestelmään, missä varsinaiset kirjanpitokirjaukset tehdään. Kirjauksien tekijällä pitää olla myös hyvä käsitys siitä, miten merkinnät tehdään ja esimerkiksi siitä, että mitä kuluja yritys saa vähentää toiminnassaan.
Holvin kanssa toimiessa on myös hyvä tietää järjestelmän tietyt erityispiirteet, joita ei muiden ohjelmistojen kanssa esiinny. Siksi on suositeltavaa hankkia asiansaosaava tilitoimisto tai konsultoida Holvin asiakaspalvelua kirjanpidon tekemiseksi Holvin raporttien pohjalta.
Mikäli etsit Holvi-kirjanpitoa tekevää tilitoimistoa, joka voi tukea myös missä tahansa muussa liiketoimintatilanteessa, niin ota yhteyttä.
Select Financial Services on tilitoimisto, joka tukee asiakkaitaan tilanteessa kuin tilanteessa. Autamme lakisääteisen kirjanpidon lisäksi rahoitushakemuksissa, liiketoiminnan kehittämisessä sekä yllättävissä liiketoimintaympäristön muutoksissa. Toimistomme sijaitsee Ateneumin vieressä, mutta tarjoamme sähköisiä tilitoimistopalveluita ja kirjanpitoa digitaalisten työkalujen avulla ympäri Suomen. Select avaa blogissaan kirjanpidon ja sähköisen taloushallinnon käytäntöjä sekä prosesseja. Tällä hetkellä kirjoitamme myös paljon koronaviruksen vaikutuksista yrittäjälle.
