Holvi kirjanpito

Millaiselle yritykselle Holvi sopii?

Tämä artikkeli on osa tilitoimistomme Select Financial Servicesin blogisarjaa, jossa kerrotaan miten Holvi, sen kirjanpito sekä sähköiset taloushallinto-ominaisuudet toimivat. Olemme Holvin tilitoimistoyhteistyökumppani, mutta Holvi ei ole osallisena sarjan sisältöön, vaan teksti edustaa tilitoimistomme näkemystä.

Tässä artikkelissa perehdymme siihen millaisille yrityksille Holvi soveltuu. Periaatteessa Holvi sopii kenen tahansa yrittäjän toimintaan, mutta käytännössä se toimii parhaiten tietynlaiselle pienyrittäjälle.

Holvi sopii pienelle yritykselle
Holvi sopii eurooppalaiselle yritykselle
Holvi sopii pieneen verkkokauppamyyntiin
Holvi ei käsittele käteistä, mutta kortit toimivat
Käytä vain osaa ominaisuuksista?
Yhteenveto

Holvi sopii pienelle yritykselle

Holvin toiminnallisuudet ovat kehitetty pienyrityksen tarpeita ajatellen. Kun toiminnan taso kasvaa, niin tilitapahtumien ja materiaalin määrää on hankalampi hallinnoida Holvin käyttöjärjestelmässä. Kun toiminnan taso kasvaa, niin myös inhimillisten virheiden määrä kasvaa. Virheiden hallinnoiminen Holvissa on myös työlästä: Holvi on suunniteltu  yrittäjäasiakkaalle mahdollisimman helpoksi ja nopeaksi käyttää, mutta sen myötä järjestelmästä on tullut jäykkä. Erityisesti kirjanpidon näkökulmasta.

Periaatteessa Holvia voi käyttää vaikka tilitapahtumia olisi paljonkin, mutta tällaisiin tilanteisiin on myös soveltuvampia taloushallinto-ohjelmistoja (jotka usein ovat hieman Holvia kalliimpia, mutta silti hintansa arvoisia). Me Selectillä suosittelemme perinteistä pankkitiliä ja Procountoria, mikäli toiminta alkaa kasvamaan ulos Holvin puitteista.

On paha määrittää yleismaailmallisesti, milloin toiminta on liian suurta Holviin, koska jokainen yritys ja tilanne on erilainen. Nyrkkisääntönä voitaisiin pitää, että Holvi toimii, kun tilitapahtumia on “muutama kymmen” kuukaudessa. Kun lähestytään sataa, niin kannattaa ehdottomasti kartoittaa järjestelmän vaihtamista (mutta tämäkin liittyy vahvasti siihen millaisia tilitapahtumat ovat).

Holvi sopii eurooppalaiselle yritykselle

Holvi sopii parhaiten Suomen tai Euroopan sisäiseen rahaliikenteeseen, koska se tukee ainoastaan SEPA-tilisiirtoja. SEPA on yhtenäinen euromaksualue (Single Euro Payments Area), joka on eurooppalainen maksuliikenteen sisämarkkina-alue, johon kuuluu 32 maata.

Holvilla voi siis tehdä SEPA-alueella tilisiirtoja samaan tapaan kuin perinteisestäkin pankista. Mutta Holvin kanssa syntyy haasteita, kun rahaa yritetään liikuttaa toiselle mantereelle, esimerkiksi Aasiaan tai Amerikkaan. Tällöin Holvin kanssa pitää käyttää jotain muuta rahasiirtopalvelua, kuten Transferwisea. Transferwise ei ylipäätänsä ole huono ratkaisu, koska perinteisilläkin pankeilla voi esiintyä haasteita ulkomaanrahansiirroissa, ja palvelumaksut ovat usein suuret.

Holvia voi siis käyttää myös Euroopan ulkopuolisiin rahansiirtoihin, mutta mikäli ulkomaanrahaliikennettä on paljon, niin on hyvä varmistaa Holvin toimivuus omaan tarkoitukseen sekä tutkia myös muita palveluvaihtoehtoja.

Holvi sopii pieneen verkkokauppamyyntiin

Holvi-tilin yhteyteen on rakennettu ketterä verkkokauppa, josta rahat saapuvat yrityksen tilille heti, kun ostotapahtuma on varmistettu asiakkaan puolelta. Verkkokauppa on suunniteltu todella yksinkertaiseksi ja kuka tahansa osaa ottaa sen käyttöönsä muutamassa minuutissa, eivätkä palvelumaksutkaan huimaa päätä. Yksinkertaisuus ja helppous toisaalta näkyvät rajoittuneissa toiminallisuuksissa.

Holvin verkkokaupasta ei ole integraatioita muihin järjestelmiin, eikä se sisällä varastonhallintaominaisuuksia. Näistä syistä Holvin verkkokauppa ei ole tehokkain ratkaisu, kun on tarkoitus myydä, pakata ja lähettää suuria määriä tuotteita. Sekin toki onnistuu, mutta vaatii suhteellisen paljon manuaalista työtä, joita ei muissa verkkokaupparatkaisuissa ole.

Holvin verkkokaupassa ei ole tuotevariantteja, jolloin on haastava myydä tuotteita, joista on monia eri versioita. Esimerkiksi vaatteet, joissa on erilaisia väri- ja kokovaihtoehtoja ovat haastavia tuotteita, koska ostaja ei voi valita oikeata tuoteversiota, vaan hänen pitää kertoa haluamansa tuotteen ominaisuudet esimerkiksi avoimen tekstikentän kautta. Tai sitten jokaiselle eri tuoteversiolle pitää tehdä oma tuotesivu verkkokauppaan.

Holvi soveltuu kuitenkin monenlaiseen verkkomyyntiin: Holvissa voi myydä perinteisiä tuotteita ja palveluita, sekä digituotteita ja tapahtumalippuja. Mikäli myyt tapahtumalippuja Holvissa, niin jokaisen “lipun” yhteyteen saa QR-koodin, jonka voi lukea tapahtuman ovella helposti esimerkiksi Tiketistä vuokratulla QR-koodinlukijalla. Digituotteiden myynti Holvissa on sosiaalisessa mediassa luetun palautteen perusteella erittäin toimivaa ja kustannustehokasta

Holvi on ilmoittanut, ettei aio kehittää verkkokauppaansa kattavammaksi, vaan ominaisuus on jo toiminnallisuuksiltaan valmis. Holvin verkkokauppa sopiikin parhaiten pienempään myyntiin tai verkkokaupan pilotointiin. Kun Holvin toiminnallisuudet loppuvat, niin voit tietysti ottaa käyttöösi kolmannen osapuolen verkkokauppajärjestelmän, ja käyttää sitä yhdessä Holvi-tilisi kanssa samaan tapaan kuin perinteisen pankkitilinkin kanssa.

Holvi ei käsittele käteistä, mutta kortit toimivat

Holvi-tili on tosiaan standardin mukainen IBAN-tili, jossa on perinteisen pankkitilin maksuominaisuudet ja yhteenliitettyjä lisäarvopalveluita, kuten verkkokauppa ja laskutus. Monessa yhteydessä Holvi toimii kuten perinteinen pankki, mutta käteistä Holvi ei käsittele. Mikäli yrityksen toiminnassa pyörii paljon käteistä, niin silloin perinteinen pankki voi olla Holvia parempi ratkaisu.

Satunnainen käteisen tallettaminen Holviin onnistuu kuitenkin välikäsien kautta: useat Holvi-käyttäjät tallentavat käteisen omalle henkilökohtaiselle tililleen ja siirtävät sieltä yrityksensä tilille. Vaikka käteistä Holvi ei käsittele, niin korttimaksujen vastaanottamisessa Holviin voidaan käyttää mitä tahansa korttikonetta, joka on yhteensopiva IBAN-tilin kanssa. Zettle (aiemmin Izettle) ja Sumup ovat hyviä esimerkkejä pienempään myyntiin soveltuvista korttikoneista.

Käytä vain osaa toiminnoista Holvissa?

Vaikka Holvi ei olisi paras ratkaisu juuri sinun yrityksesi kokonaisvaltaiseen taloudenhoitoon, niin siinä voi silti olla hyödyllisiä toiminallisuuksia, joita voit käyttää yhdessä muiden palveluiden kanssa. Esimerkiksi verkkokauppaa voi käyttää itsenäisesti nettimyyntiin, vaikka pyörittäisi yrityksen taloutta muualla.

Holvi voi toimia esimerkiksi myös yrittäjän henkilökohtaisena kulutilinä, sen loistavien kuittiominaisuuksien takia. Holvi voi olla myös isomassa yrityksessä esimerkiksi projektin kustannuspaikkana ja erillisenä taloushallintojärjestelmänä.

Yhteenveto

Mikäli toiminnassasi käsitellään paljon käteistä tai tehdään suuria määriä tilisiirtoja ulkomaille, niin kannattaa perehtyä myös muihin vaihtoehtoihin kuin Holviin, vaikka teoriassa nämäkään aspektit eivät ole este Holvin käyttöönotolle.

Suurin haaste Holvin käyttämiselle on toiminnan ja tilitapahtumien määrän kasvu: Holvin käyttöjärjestelmä on jäykkä suurien tapahtumamäärien sekä mahdollisten inhimillisten virheiden kanssa.

Vaikka et käyttäisikään Holvin kaikkia ominaisuuksia, niin voit silti hyödyntää osaa ominaisuuksista esimerkiksi verkkomyyntiin tai kulutilinä.

Mikäli tarvitset Holville sopivaa tilitoimistoa, niin ota meihin yhteyttä.

Select Financial Services on tilitoimisto, joka tukee asiakkaitaan tilanteessa kuin tilanteessa. Autamme lakisääteisen kirjanpidon lisäksi rahoitushakemuksissa, liiketoiminnan kehittämisessä sekä yllättävissä liiketoimintaympäristön muutoksissa. Toimistomme sijaitsee Sanomatalossa, mutta tarjoamme sähköisiä tilitoimistopalveluita ja kirjanpitoa digitaalisten työkalujen avulla ympäri Suomen. Select avaa blogissaan kirjanpidon ja sähköisen taloushallinnon käytäntöjä sekä prosesseja. Tällä hetkellä kirjoitamme myös paljon koronaviruksen vaikutuksista yrittäjälle.