Sen lisäksi että käytämme Holvia monen asiakkaamme kirjanpidon hoitamiseen, käyttää moni selectiläinen Holvia oman yrityksensä taloushallinnon pyörittämiseen. Koska Holvi pyrkii olemaan asiakkailleen kokonaisvaltainen taloushallinnon työkalu, eli muutakin kuin vain yritystili ja siihen liitetty maksukortti, niin kuuluu sen repertuaariin myös laskutustyökalut. Jo pari vuotta ovat Holvi-yrittäjät voineet lähettää ja vastaanottaa verkkolaskuja. Käymme tässä artikkelissa läpi verkkolaskujen perusominaisuudet, ja avaamme sitten Holvin käyttöä yrityksen laskutustyökaluna.
Verkkolaskut – mistä on kyse
Verkkolasku on tehnyt tuloaan arkiimme jo yli parikymmentä vuotta. Monelle meistä sähköiset laskut ovat jo vanhoja tuttuja yksityisasiakkaan ominaisuudessa: verkkopankkiimme pläjähtää tasaisin väliajoin lasku kännykkäliittymästämme ja käyttämästämme sähköstä. On hyvä huomioida, että kuluttajakontekstissa termeillä ”sähköinen lasku” ja ”verkkolasku” on hienoinen ero: kuluttaja-asiakkaan saamat sähköiset laskut ovat e-laskuja, kun taas yritysten välisiä sähköisiä laskuja kutsutaan verkkolaskuiksi. Samaan syssyyn huomautettakoon, että sähköpostin liitteenä lähetetty pdf-lasku EI ole verkkolasku. Verkkolaskuja ovat vain sellaiset sähköiset laskut, jotka kulkevat digitaalisessa muodossa sähköisestä laskutusjärjestelmästä toiseen. Yksin tallainen järjestelmä on Holvi.
Suurten yritysten välillä kulkeva laskuliikenne on jo tovin kulkenut pelkästään sähköisessä muodossa. Vuoden 2020 huhtikuussa voimaan tullut EU:n verkkolaskudirektiivin mukainen verkkolaskulaki aiheuttaa sen, että myös PK-yrittäjä joutuu verkkolaskujen kanssa tekemisiin, halusi tämä tai ei. Laki nimittäin pitää sisällään sen, että mikäli yritysasiakas haluaa laskunsa sähköisesti, on tämän se myös saatava. Toimitettua paperilaskua ei ole pakko maksaa. Lakimuutoksen ulkopuolelle jäivät toistaiseksi yritykset, joiden liikevaihto jää alle 10000 euron vuodessa, ja sellaiset yritykset, jotka myyvät pelkästään yksityisille ihmisille.
Lakimuutoksen takana on Euroopan verokarhujen kaavailema reaaliaikainen arvonlisäveroilmoittaminen, joka tulee tämänhetkisten suunnitelmien mukaan voimaan vuonna 2025. Verkkolaskujen pakollisuus on osa tätä suurempaa sähköiseen taloushallintoon hellästi pakottamista, jonka myöhempinä osina tulemme näkemään e-kuitit ja laajennetut alv-ilmoitukset. Emme ole enää kaukana tilanteesta, jossa kaikkien yritysten kaikki talousdata tulee olla sähköisessä muodossa ja täten viranomaistahojen helposti tarkastettavissa ja valvottavissa. Valtion kanssa kauppaa tekevät tahot ovat myös pakotettuja sähköiseen laskuttamiseen. Julkishallinto on jo tovin suosinut sähköistä laskutusta paperisen yli, ja saattanut pitää sitä edellytyksenä kilpailutuksiin osallistumiselle ja muiden hankintojensa edellytyksenä.
Edelliset kappaleet maalailivat melko synkkää kuvaa pakolliseksi tulleesta verkkolaskutuksesta. Onneksi verkkolaskutuksessa itsessään on voittopuolisesti hyviä puolia: laskujen maksaminen ja lähettäminen on helpompi muistaa, tehtyjen kirjanpidollisten virheiden määrä laskee, turvallisuus nousee, kun laskuja ei voi kukaan väärentää tai varastaa postilaatikosta ja liiketoiminta yksinkertaisesti tehostuu, kun turha manuaalinen työ vähenee. Me Selectillä olemme ajaneet digitalisaation asiaa taloushallinnossa jo pitkään, ja teema on meille siksi tuttu ja tärkeä.
Laskuttaminen Holvissa
Verkkolaskutus ja Holvi ovat monella tapaa luonnollisia kumppaneita. Jos esimerkiksi myyt Holvi-verkkokaupan kautta tuotteitasi, löydät verkkolaskua varten tarvitsemasi tuotteet suoraan tuoteluettelosta. Vastaavasti asiakasluettelosta löydät kaikki liiketoimintaasi liittyvät kumppanit, joten et joudu syöttämään näitäkään tietoja käsin laskulle. Verkkolaskujen luominen ja lähettäminen muuttuu erityisen helpoksi silloin, jos lähetettävä lasku on joltain osin samanlainen kuin aiemmin lähetetty. Voit ottaa aiemmin lähettämäsi laskun pohjaksi, ja muokata ainoastaan esim. laskun saajan tiedot uusiksi, mikäli laskutat samasta tuotteesta kuin aiemmin laskuttamaasi tahoa. Samoin Holvi toimii äärimmäisen helposti esimerkkitapauksessa, jossa freelancer, joka kuukausilaskuttaa asiakasyritystä joka kuukausi samasta projektista, pystyy Holvissa kopiomaan edellisen kuukauden laskun uuden laskun pohjaksi, josta täytyy sitten muuttaa vain laskutettavan kuukauden tieto.
Holvissa laskujen kirjoittaminen on muutenkin tehty äärimmäisen helpoksi. Laskua kirjoittaessa ei tarvitse kuin valita tuotelistasta myydyt tuotteet tai palvelut sekä niiden määrän. Järjestelmä laskee automaattisesti alv-erittelyn, lisää laskunumeron ja viitenumeron, ja ilmoittaa laskun loppusumman. Holvi listaa kaikki yrityksesi avoimet laskut yhdessä paikassa, mikä helpottaa nykytilanteen hahmottamista ja tulevaisuuden suunnittelua. Uuden verkkolaskun lähettäminen onnistuu napin painalluksella, ja lisäksi Holvi tarjoaa mahdollisuutta pdf-tulosteen ottamiseen, mikäli haluat toimia old school ja postittaa mieluummin sähköposti- tai paperilaskun. Holvi-kirjanpitäjäsi suosittelee moderniin aikaan siirtymistä ja verkkolaskutuksen valjastamista käyttöösi!
Holvin avulla ammattimaisten laskujen luominen onnistuu keneltä tahansa. Ammattimaisuus tarkoittaa tässä ainakin kahta eri asiaa. Toisaalta kyse on siitä, että laskut ovat ammattimaisen näköisiä. Tekstinmuokkausohjelmalla itse askarreltu lasku, jonka fontti heittelee sattumanvaraisesti Comic Sansista Papyrykseen, ja jonka asemointi on vähän sinnepäin, ei ehkä ole omiaan herättämään luotettavuuden ja ammattimaisuuden tunnetta liikekumppanissa. Toisaalta laskut on hyvä tehdä oikein myös senkin takia, että laki tuo laskuihin tiettyä määrämuotoisuutta, edellyttäen tiettyjen parametrien täyttymistä. Kun rakentaa laskunsa Holvissa, ei tarvitse vaivata päätään tämmöisilläkään.
Holvin näppärimpiä ominaisuuksia on saaduista laskuista tulevat notifikaatiot puhelimeesi Holvi-sovelluksen kautta. Koska turvallisuutta lisäävä kaksivaiheinen tunnistautuminen on pakollinen, löytyy sovellus automaattisesti jokaisen Holvi-käyttäjän älylaitteesta. Sen sijaan että joutuisit jatkuvasti kirjautumaan verkkopankkiisi mahdollisten saapuneiden maksujen huomaamiseksi, ilmoittaa Holvin sovellus sinulle saapuneesta maksusta push-notifikaatiolla. Tämä ominaisuus auttaa yrittäjää luonnollisesti seuraamaan ja hahmottamaan yrityksensä kassavirtoja. Ominaisuus on mukava myös vähän yllättävällä psykologisella tavalla. Yleensä notifikaatiot kertovat saapuneista someviesteistä tai sähköposteista, implikoiden sitä, että niihin pitää reagoida. Se tuntuu useimmiten ainakin hiukan kurjalta. Toista on siinä tapauksessa, kun Holvin sovellus kertoo tilillesi saapuneen rahaa. Hiphei!
Select Financial Services on Holvin tilitoimistokumppani, mutta Holvi ei ole vaikuttanut blogipostauksen sisältöön. Selectin Arttu oli Holvin kuudes työntekijä ja useampi Selectin tiimiläinen on ollut mukana aloittamassa Holvin tilitoimistoyhteistyötä. Mikäli tarvitset Holvi-yhteensopivaa kirjanpitoa, niin ota yhteyttä.
Select Financial Services on tilitoimisto, joka tukee asiakkaitaan tilanteessa kuin tilanteessa. Autamme lakisääteisen kirjanpidon lisäksi rahoitushakemuksissa, liiketoiminnan kehittämisessä sekä yllättävissä liiketoimintaympäristön muutoksissa. Toimistomme sijaitsee Ateneumin vieressä, mutta tarjoamme sähköisiä tilitoimistopalveluita ja kirjanpitoa digitaalisten työkalujen avulla ympäri Suomen. Select avaa blogissaan kirjanpidon ja sähköisen taloushallinnon käytäntöjä sekä prosesseja.
