Vieraskynä

Vieraskynä: Viisi vinkkiä laskutukseen ja maksun saamiseen

Yksi yrittäjän tärkeimmistä tehtävistä itse työn ohella on laskuttaa asiakkaita myydyistä tuotteista tai palveluista. Tämä voi monesti tuntua työläältä, eikä siltä kivoimmalta tehtävältä. Laskun tekeminen ja laskutuksen hoitaminen kannattaa tehdä itselle mahdollisimman helpoksi, jotta turvaat maksun saamisen! Ota nämä vinkit talteen.

 

1. Muista kaikki tarvittavat tiedot laskulla

Arvonlisäverolaki määrittää, mitä tietoja laskulla tulee olla. Pääpiirteissään ne ovat nämä: laskun päivämäärä ja numero, sinun ja asiakkaan tiedot, myytävät tuotteet ja/ tai palvelut, arvonlisävero ja hinnat. Kannattaa kuitenkin huomata, että monet ei-pakolliset tiedot auttavat laskun maksamisessa. Niihin kuuluu esimerkiksi viitenumero. Viitenumero muodostetaan Suomessa yleensä laskun numerosta ja yhdestä tarkistenumerosta. Netistä löydät helposti laskureita sen luomiseksi. Viitenumeron avulla asiakkaasi on helpompi maksaa lasku ja sinun löytää maksutapahtuma tililtäsi.

Toinen näppärä käytäntö Suomessa on usein laskulla näkyvä tilisiirtolomake ja viivakoodi. Ne antavat laskusta ammattimaisen kuvan ja asiakkaasi voi lukea viivakoodin esimerkiksi pankin mobiilisovelluksella, jolloin laskun tiedot täyttyvät automaattisesti.

Jotta sinun ei tarvitse muistaa ulkoa pakollisia laskun tietoja tai jos haluat laskuillesi tilisiirtolomakkeen ja viivakoodin, kannattaa luoda laskut laskutusohjelmalla. Se tekee ison työn puolestasi.

 

2. Valitse laskuille sopiva maksuaika

Yleisimmät maksuajat ovat 14, 30 ja 60 päivää. Uusille asiakkaille voi ehkä olla paikallaan antaa hieman lyhyempi maksuaika – näin voit testata asiakkaan maksukykyä ja samalla turvata maksun saamisen. Myös isompien yritysten kanssa kannattaa neuvotella maksuajasta. Niillä maksaminen voi ajoittain kestää kauemminkin.

 

3. Toimita lasku asiakkaasi toivomalla tavalla

Laskun voi toimittaa esimerkiksi sähköpostitse, postitse tai verkkolaskuna. Etenkin verkkolaskutus on lisääntynyt huimasti yritysten välillä. Monet yritykset ovat huomanneet, että se nopeuttaa laskujen käsittelyä ja niiden maksamista.

Yritysten välinen verkkolaskutus ei toimi täysin samalla tavalla kuin kuluttajana saadut e-laskut verkkopankkiin. Laskutuspalvelut tarjoavat verkkolaskutusta varten kuitenkin helpon tavan lähettää laskut – et yleensä tarvitse kuin asiakkaasi verkkolaskuosoitteen. Mitä paremmin pystyt vastaamaan asiakkaidesi toiveisiin laskun toimitustavassa, sitä suuremmalla todennäköisyydellä he maksavat laskut ajallaan!

 

4. Perehdy maksumuistutussääntöihin

On hyvä muistaa, että valitettavasti maksujen saaminen voi myös myöhästyä. Tähän on monia syitä. Tällöin kannattaa olla oikeat keinot valmiina! Ensimmäinen voi olla asiakkaalle soittaminen tai viestittäminen. Monesti syy on vain inhimillinen unohdus. Jos tämä ei kuitenkaan tuota tulosta, on hyvä lähettää laskusta maksumuistutus.

Muistutuksiin liittyy tiettyjä sääntöjä: koska saa lisätä kuluja, kuinka nopeasti myöhästymisen jälkeen niitä saa lähettää ja mitä eroa on kuluttaja- ja yritysasiakkaiden välillä. Ota selvää näistä säännöistä jo etukäteen.

 

5. Tee laskutusprosessista itsesi näköinen

Rytmitä laskutus oman työn ohelle, tee se esimerkiksi tiettynä päivänä viikosta. Selvitä myös, mitä ohjelmia yrityksesi tarvitsee: onko kenties mobiilisovelluksia, jotka auttavat laskutuksessa tai paperityön aikatauluttamisessa. Voisiko joitain työtehtäviä ulkoistaa, esimerkiksi kirjanpitäjälle?

 

Anna Kauppila / Zervant Oy

Anna Kauppila on Zervantilla vastuussa markkinnoinnista ja asiakashankinnasta Suomessa. Zervantilla hän on työskennellyt lähes viisi vuotta, alun perin asiakaspalvelussa ja asiakasviestinnän puolella, viimeiset puolitoista vuotta markkinointitiimissä. Juurikin asiakaslähtöisyys on opettanut paljon pienyrittäjien haasteista laskutuksen ja kirjanpidon osalta. ”Markkinoinnissa parasta on merkityksellisen sisällön tuottaminen ja sen levittäminen oikeissa kanavissa. On mahtavaa huomata, kuinka montaa yrittäjää voi auttaa opettavaisilla blogikirjoituksilla.”
Zervant sai alkunsa vuonna 2010 tavoitteenaan tarjota Suomen pienyrityksille ja freelancereille helpon tavan hoitaa oman yrityksen laskutusasiat kätevästi verkon kautta. Palvelun tarkoitus on auttaa Euroopan tuhansia pienyrittäjiä saamaan rahat työstään nopeammin – helpottamalla heidän myyntiä, laskutusta sekä kassavirran tehostamista. Zervant aloitti startup-yrityksenä, nyt se on kasvuyritys lähes 40 työntekijällä. Päämarkkinoita ovat tällä hetkellä Suomi, Ruotsi, Ranska, Saksa, Belgia, Sveitsi, Itävalta, Hollanti sekä Iso-Britannia.