Select on täysin digitaalinen tilitoimisto, joka hyödyntää sähköisen taloushallinnon johtavia työkaluja. Tässä blogipostissa annamme ohjeet Procountor-kuitit -applikaation käyttöön yrittäjän ja tilitoimiston välillä.
1) Kuitit-applikaation lataaminen
2) Kuitit-applikaation käyttäminen
3) Kuittien lataaminen applikaatioon.
1) Kuitit-applikaation lataaminen.
1.1) Kun aloitat asiakassuhteen Selectin kanssa, pitää Selectille toimittaa tiedot siitä, ketkä yrityksessä tarvitsevat pääsyn Procountorin järjestelmiin ja mitä heidän tarvitsee nähdä ja tehdä Procountorissa. Useimmiten olennaisimmat ominaisuudet ovat kuittien lataaminen ja myyntilaskujen lähettäminen.
1.2) Kun Select asettaa yrityksellesi Procountor-ympäristön, luodaan kaikille tarvitseville henkilöille Procountor-käyttäjätunnukset antamiesi tietojen perusteella. Käyttäjänimi on henkilön nimi muodossa “etunimi.sukunimi”. Järjestelmän ensimmäinen salasana lähetetään tekstiviestinä henkilön puhelimeen.
1.3) Kun käyttäjä on saanut salasanan tekstiviestillä, hän pääsee lataamaan Finago Avain -applikaation, joka toimii jatkossa varmennusapplikaationa aina kun kirjautuu Procountorin järjestelmiin. Finago Avain löytyy iPhonen ja Androidin applikaatiokaupoista ilmaiseksi. Applikaation valmistaja on Meontrust Inc ja Finago on yritys Procountorin taustalla. Varmista, että lataat oikean applikaation.
1.4) Kun käyttäjä on ladannut Finago Avain -applikaation, voi hän kirjautua muihin Procountorin järjestelmiin, kuten Procountor-kuitit -applikaatioon, kunhan hänelle on asetettu Procountorin tausta-asetuksissa tarvittavat oikeudet. Select lisää nämä oikeudet asiakkaan antamien ohjeiden mukaan.
Procountor Kuitit -applikaation löytää iPhonen ja Androidin applikaatiokaupoista ilmaiseksi. Vaikka applikaation lataaminen on ilmaista, niin jokaisesta Procountor-ympäristöön lisätystä kuitit-käyttäjästä veloitetaan Procountorin muiden maksujen yhteydessä 5€ /kk. Toisin kuin Finago Keyn, niin Procountor Kuitit -applikaation on tehnyt eTasku Solutions Oy.
1.5) Procountor Kuitteihin kirjaudutaan samoilla tiedoilla kuin muihinkin järjestelmiin. Eli etunimi.sukunimi, asettamasi salasana (alkuun tekstiviestillä saatu salasana) ja Finago Avain -applikaatio.
2) Kuitit applikaation käyttäminen
2.1) Kun avaat applikaation tulee sinun valita yritys, jonka kirjanpitoon lataat kuitteja. Useimmat henkilöt lataavat kuitteja ainoastaan yhdelle yritykselle, mutta mikäli toimit monen yrityksen parissa, tulee oikean yrityksen valintaan käyttää erityistä huolellisuutta.
2.2) Kun olet valinnut oikean yrityksen, pääset näkymään jossa on vanhojen kuittien lataushistoria ja suuri plus-symboli ruudun alareunassa. Painamalla tätä symbolia pääset lataamaan kuitteja kirjanpitoon.
2.3) Kun lataat kuitteja kirjanpitoon, voi valita otatko kuvan vai lataatko olemassa olevan kuvan puhelimeltasi. Tarkista, että kuva on niin tarkka, että siitä pystyy lukemaan tarvittavat tiedot (mieluiten kuitin teksti kokonaisuudessaan, mutta ainakin myyjän y-tunnus, ostettu tuote tai palvelu, päivämäärä, hinta ja arvonlisäveroprosentti.
3) Mitä tietoa kuitin kanssa pitää antaa?
3.1) Päivämäärä: tähän syötetään kuitista löytyvä päivämäärä. On todella hyvä käytäntö ladata kuitit ohjelmaan heti kun ne saa käteensä, joten applikaatio tarjoaa oletuksena samaa päivämäärää.
3.2) Ostopaikka: täytä tähän yrityksen nimi, jolta ostat. Löydät virallisen nimen kuitista.
3.3) Lisätietoja: Tähän kohtaan tulee selitys millä perusteella kuitti kirjataan yrityksen kirjanpitoon. Eli miksi kulu kuuluu yritykselle, eikä henkilökohtaiseen kulutukseen. Esimerkiksi:
-Mikäli kulu on selkeästi liiketoimintaan liittyvä, niin tähän kohtaan ei hirveästi tarvitse tarinoida, hyvänä esimerkkinä perusliiketoiminnan materiaaliostot.
-Neuvottelukulu, olennaista merkitä paikalla olleet henkilöt X & Y
-Edustuskulu, olennaista merkitä paikalla olleet henkilöt X & Y
-Toimistotarvikkeita
-Toimiston sisustus
-Taksi lentokentälle
3.4) Hinta: tähän kohtaan kuitin loppusumma
3.5) Verokanta: tarkista oikea arvonlisäveroprosentti kuitista. Mikäli kuitissa on useampia eri prosentteja, valitse “useampi eri prosentti”. Tämä voi tulla kysymykseen esimerkiksi silloin, kun on ostanut samalla kuitilla vaikkapa kirjoja tai tapahtumalippuja (alv10%) ja perusmuotoisia palveluita ja tuotteita (alv24%).
3.6) Tiliöinti: valitse tähän oikea kululuokka. Mikäli et tiedä oikeaa kululuokkaa, voit kysyä sitä kirjanpitäjältäsi tai jättää osion tyhjäksi. Usein kululuokat tulevat tutuiksi viimeistään muutamien käyttökertojen jälkeen.
3.7) Maksutapa: yleisesti suosittelemme kaikille asiakkaillemme käyttöön debit-kortteja, koska ne ovat luottokortteja halvempia ja näyttävät yritykselle toteutuneet kulut lähes reaaliajassa. Siksi, jos olet maksanut yrityksen kortilla, niin valitse “debit-kortti”. Mikäli maksat omilla rahoillasi ja haluat tehdä yritykselle kulukorvaushakemuksen, käytä Procountor Mini -applikaatiota.
Lyhennetty yhteenveto Kuitit-applikaation käytöstä ja lataamisesta
1) Toimita Selectille tiedot siitä, kuka tarvitsee applikaation, niin teemme hänelle Procountor-tunnukset. Tarvittavat tiedot ovat vähintään, nimi, puhelinnumero ja sähköpostiosoite.
2) Lataa älypuhelimesi sovelluskaupasta Finago Avain ja Procountor-kuitit. Käytä tekstiviestillä saamaasi salasanaa, kun kirjaudut ensimmäisen kerran.
3) Lataa kuitit applikaatioon aina heti kun saat ne. Viimeistään ennen kuun viimeistä päivää.
4) Täytä kuitteja ladatessasi tarvittavat tiedot. Muista erityisesti neuvottelu- ja edustukulujen yhteydessä ottaa ylös myös paikalla olleiden henkilöiden nimet (etunimi & yrityksen nimi riittää)
