Usein puhutaan pelkästään sähköisen taloushallinnon hyödyistä, jotka ovat hyvin selkeät: vähemmän virheitä ja manuaalista työtä, mikä taas vähentää kustannuksia sekä säästää aikaa ja hermoja. Mutta onko sähköisessä taloushallinnossa ongelmia?
Sähköisen taloushallinnon nurjat puolet
Jos vertaa sähköistä taloushallintoa paperiseen prosessiin, on vaikea löytää mitään merkittäviä ongelmia. Sähköinen taloushallinto toimii useimmiten selkeästi paremmin kuin paperinen. Sähköinen taloushallinto on kuitenkin työkalu siinä missä vasarakin. Osaava kaveri rakentaa vasaralla talon, kun tumpelo lyö vain sormeensa. Sähköisessä taloushallinnossa on sama tilanne: ammattilainen tekee hyvää työtä nopeasti, mutta amatööri voi saada aikaan suurtakin vahinkoa.
Sähköisen taloushallinnon haittapuolia on tutkittu mm. opinnäytetöissä. Suuri osa tutkimuksia varten haastatelluista taloushallinnon ammattilaisista mainitsevat ainoiksi haittapuoliksi tiettyjen ohjelmistojen käyttöliittymien haasteet: esimerkiksi perintä- ja hyvityslaskujen käsittely on voitu kokea työlääksi (muttei kuitenkaan yhtä työlääksi kuin paperinen kirjanpito).
Sähköisen taloushallinnon käyttäjät ovat tuoneet esiin myös yllättäviä nurjia puolia sähköisestä taloushallinnosta: se on liian helppoa. Mikäli prosessi tuntuu liian helpolta, voi keskittyminen herpaantua ja virheiden määrä kasvaa. “Sähköisten myyntilaskujen lähettäminen ja ostolaskujen tarkistaminen on niin helppoa ja näppärää, ettei välttämättä keskity tarkistamaan laskujen sisältöä tarpeeksi tarkasti” sanoi eräs sähköistä taloushallintoa hyödyntävä yrittäjä.
Sähköisen taloushallinnon kanssa onkin syytä olla erityisen tarkkana, koska muutamilla klikkauksilla voi saada paljon aikaan: käyttäjästä riippuen hyvää tai huonoa.
Sähköisen taloushallinnon hyödyt
Ettei tämä blogiposti olis pelkästään neutraaleja tai negatiivisia huomioita sähköisestä taloushallinnosta, tässä vielä positiivisena lopetuksena lista sähköisen taloushallinnon hyödyistä:
– Kaikki taloushallintoon liittyvä löytyy yhdestä paikasta, eikä tarvitse käyttää monia eri järjestelmiä. Tämä selkeyttää, helpottaa ja nopeuttaa työskentelyä.
– Kirjanpitomateriaaleja on helppo tutkia ilman mappisulkeisia: vanhat kuitit löytyvät hakutoiminnolla ja yrittäjä voi itsekin ottaa järjestelmästä haluamiansa kirjanpitoraportteja ja taloustietoja.
– Kirjanpito on ajantasaisempaa ja on helppo arvioida yrityksen taloutta lähes reaaliaikaisesti.
– Aikaa säästyy ja virheet vähenevät, kun ei tarvitse tehdä manuaalista työtä paperien kanssa
– Johtavat sähköisen taloushallinnon ohjelmistot toimivat pilvipalveluina internetissä, joten työnteko ei ole sidottu aikaan tai paikkaan, vaan taloushallintoa voi hoitaa myös tien päällä.
Mikäli tarvitset sähköisen taloushallinnon palveluita, ota yhteyttä ja keskustellaan asiasta lisää.
Select Financial Services on tilitoimisto Helsingissä. Toimistomme sijaitsee Ateneumin vieressä, mutta tarjoamme tilitoimistopalveluita ja kirjanpitoa digitaalisten työkalujen avulla ympäri Suomen. Meiltä saat lakisääteisen kirjanpidon lisäksi tukea kaikkiin liiketoimintatilanteisiin, ja kun pyörität liiketoimintaasi sähköisen taloushallinnon kautta, ei etäisyyksillä tai kellonajalla ole väliä. Select avaa blogissaan kirjanpidon ja sähköisen taloushallinnon käytäntöjä sekä prosesseja.
