Sähköinen taloushallinto vapauttaa kirjanpitäjiemme tietotaidon ja liiketoimintaosaamisen asiakkaidemme käyttöön, jolloin voimme olla asiakkaillemme kokonaisvaltainen kumppani tuloksellisessa liiketoiminnassa. Tässä blogipostissa kerromme kolme tosielämään pohjautuvaa esimerkkiä siitä, miten sähköinen taloushallinto voi helpottaa yrityksen toimintaa.
Sähköinen taloushallinto skaalautuu yrityksen mukana.
Mikäli yrittäjä ei ole käyttänyt aikaa hallintoprosessien työstämiseen, niin toiminnan kasvaessa paperien pyörittäminen vie hirveästi aikaa ja mahdollisuus virheisiin kasvaa. Sähköinen taloushallinto tarjoaa tähän toimivan ratkaisun: taloushallinto ja laskutusreskontra voidaan hoitaa sähköisesti selkeän prosessin mukaan, eikä nopeasti kasvava liiketoiminta aiheuta haasteita.
Meillä Selectillä aloitti taannoin uusi asiakas, joka tuli paperikirjanpitoa harjoittavasta tilitoimistosta. Hän oli ruvennut saamaan kiihtyvällä tahdilla uusia asiakkuuksia ja hallinnon hommat alkoivat kärsiä. Liiketoiminta kasvoi nopeasti, kuten myös hänen toimistonsa paperipinot. Vähitellen paperit alkavat mennä sekaisin ja laskut hukkua. Laskuja tuli maksettu tuplana tai vasta perintäkirjeiden kautta. Paperisavotassa kului merkittävä määrä aikaa ja myöhästymismaksut nostivat kuluja täysin tarpeettomasti. Sähköiseen taloushallintoon siirtyminen korjaa nämä haasteet tarjoamalla työskentelyyn selkeän prosessin ja poistamalla tarpeen pelata paperin kanssa.
Autoimme yrittäjän takaisin pinnalle siirtämällä hänet sähköiseen taloushallintoon. Avasimme yrittäjälle Procountor-ympäristön ja loimme siihen liittyvät laskutustiedot, jolloin kaikki yrityksen laskut saapuivat suoraan järjestelmään, eivätkä ne enää päässeet hukkumaan ennen maksuvaihetta.Sähköinen taloushallinto antaa myös hyvän pohjan asiakkaan ja tilitoimiston välisille prosesseille: monipuolisten ominaisuuksien ja keskitetyn taloushallintojärjestelmän avulla on helppo sopia, miten toimitaan esimerkiksi laskureskontran tai kirjanpitomateriaalien toimituksen suhteen.
Sähköisen taloushallinnon avulla voidaan tehdä valistuneita liiketoimintapäätöksiä.
Perinteisesti kirjanpitoa tehdään varsinaisen liiketoiminnan jäljessä: kirjanpito valmistuu yleensä juuri ennen seuraavaa alv-ilmoitusta, ja siihen joudutaan mahdollisesti vielä palaamaan sekä tekemään korjauksia myöhemmin. Tämä on johtunut osaltaan paperimaailman hitaasta luonteesta.
Nopeasti kasvavalle yritykselle kahden kuukauden takainen kirjanpito on jo vanhaa tietoa. Onneksi sähköisessä taloushallinnossa kirjanpitoa voidaan tehdä lähes reaaliajassa, mikä antaa paremman ymmärryksen yrityksen taloudellisesta tilanteesta. Kun tilitoimiston ja yrittäjän yhteiset sähköiset prosessit on hiottu mahdollisimman selkeiksi, yrittäjä on jatkuvasti perillä yrityksensä taloudellisesta tilanteesta ja kirjanpito on mahdollista tehdä tarvittaessa kuukausittain valmiiksi heti kuun vaihteessa.
Tehokas yhteistyörutiini yrittäjän ja tilitoimiston välille on toimittaa korttikuitit applikaation kautta suoraan kirjanpitojärjestelmään. Tehokkuutta lisää, kun laskureskontra pyörii pelkästään sähköisesti ja korttimaksut tapahtuvat debit-korteilla luottokorttien sijasta (tällöin kulut realisoituvat kirjanpitoon heti). Sähköisten ominaisuuksien avulla jaksotukset ja poistot on mahdollista tehdä kustannustehokkaasti joka kuukausi. Reaaliaikainen taloudellinen ymmärrys yrityksen tilanteesta mahdollistaa valistuneet liiketoimintapäätökset.
Rahoitushakemukset on helppo tehdä sähköisen taloushallinnon avulla.
Kun yritys kasvaa, tulee usein tarve ulkopuoliselle rahoitukselle. Oli kyse sitten pankkien lainarahoituksesta tai ulkopuolisista sijoittajista, täytyy rahoitusta varten toimittaa dokumentteja, jotka kertovat yrityksen takaisinmaksukyvystä tai sijoituspotentiaalista.
Kun puhutaan sähköisestä taloushallinnosta, on tärkeää muistaa, että taloushallinnon työkalut ovat työkaluja, joita pitää osata käyttää. Hyvä esimerkki tästä on konkariyrittäjä, joka oli aikaisemmin tehnyt itse kirjanpitonsa Procountorissa ilman haasteita. Viranomaisilmoitukset ja taloushallinto olivat rullanneet sujuvasti, eikä hänelle tullut mieleenkään, että kirjanpidossa voisi olla ongelmia. Haasteet tulivatkin eteen vasta, kun yrityksen oli tarve etsiä ulkopuolista rahoitusta: vaikka kirjanpito olikin periaatteessa oikein, ei se antanut hyvää ja oikeaa kuvaa yrityksen taloudellisesta tilanteesta. Esimerkiksi tase-aktivointeja ei oltu tehty.
Sähköisessä taloushallinnossa kaikki materiaali löytyy yhdestä paikasta, jolloin myös ulkopuolisen osaavan tahon on helppo perehtyä ja käsitellä sitä. Tarvittavat kirjanpitoraportit useilta eri ajanjaksoilta saa tutkittavakseen muutamalla klikkauksella, ja kirjanpitotilien sisältämiin tapahtumiin on nopea perehtyä. Konkariyrittäjän tapauksessa meidän oli helppo käydä kustannustehokkaasti läpi vanhaa kirjanpitoa ja tehdä tarvittavat toimenpiteet, jotta kirjanpito antoi oikean ja hyvän kuvan yrityksen taloudellisesta tilanteesta. Tarvittavat raportit oli helppo lähettää pdf-tiedostoina suoraan sijoittajille.
Mikäli tarvitset osaavan sähköisen tilitoimiston, ota yhteyttä. Olemme asiakkaidemme kokonaisvaltainen taloushallinnon kumppani. Kirjanpidon lisäksi saat meiltä tukea kaikkiin liiketoimintatilanteisiin aina verotuksesta hallintoon. Tunnemme yrittäjän arjen ja autamme niin ala- kuin ylämäissä.
