Me Selectillä olemme täysin digitaalinen tilitoimisto, eikä Selectin asiakkailla ole tarvetta paperin kanssa häsläämiseen. Käytämme alan parhaita sähköisen taloushallinnon työkaluja, jotka helpottavat asiakkaidemmme elämää. Tässä blogipostissa kerromme miten Procountorin avulla voidaan toimittaa lähes kaikki kirjanpitoaineisto sähköisesti.
Kirjanpito pohjautuu kirjanpitoaineistolle, joka koostuu tositteista. Kuten edellisessä blogipostissa kerroimme, jokaisen yrittäjän tulee säilyttää jokaisesta transaktiosta tosite kirjanpitoa varten. Tämä blogiposti kertoo miten toimitat kirjanpitoaineiston Procountoriin, jotta tilitoimisto voi sisällyttää ne kirjanpitoon.
Kirjanpitoaineisto koostuu seuraavista tositteista:
1) Tiliote
2) Ostotositteet (kuitit kortti- ja käteisostoista, ostolaskut yms.)
3) Myyntitositteet
4) Muut tositteet
5) Poikkeustilanteet
1) Tiliotteet
Useilla yrityksillä suurin osa yrityksen rahoista kulkee yrityksen pankkitilin kautta. Silloin kirjanpidon pohjana toimii tiliote, mistä näkee suurimman osan yrityksen transaktioista: eli mitä rahoja yritykselle on tullut sisään ja mitä on lähtenyt ulos. Tiliotteesta ei kuitenkaan näe, ainakaan kovin selkeästi, kenelle on maksettu ja mihin maksu on liittynyt. Siksi tiliote luo vain pohjan kirjanpidolle ja sitä pitää täydentää muilla tositteilla.
Selectin Procountor-asiakkaana sinun ei tarvitse miettiä tiliotteiden toimittamista, koska Procountor tekee sen automaattisesti. Kun Select avaa sinulle Procountor ympäristön, he tekevät kanssasi Procountorille pankkisuhdevaltuutuksen, jonka avulla Procountor hakee automaattisesti tiliotteen päivittäin.
Yrityksillä voi olla myös useampia pankkitilejä tai muita rahanliikennejärjestelmiä, kuten esimerkiksi Paypal, käytössään. Silloin on tärkeätä linkittää kaikki perinteiset pankkitilit suoraan Procountoriin ja toimittaa kirjanpitoon kaikkien muiden eri maksujärjestelmien tilotteet tai vastaavat raportit. Selectin asiakkaana voit sopia, että toimitatko kirjanpitäjälle kirjautumistiedot jolloin hän voi hakea tositteet, vai toimitatko itse tositteet kerran kuukaudessa kirjanpitäjälle.
2) Ostotositteet
Aina kun yritys ostaa jotain, tulee siitä sisällyttää kuitti kirjanpitoon. Laskulla maksettavat tilitapahtumat saadaan automaattisesti Procountoriin. Tuli lasku sitten e-laskuna, sähköpostilaskuna tai perinteisenä paperilaskuna. Procountor-täysasiakkaana sinulla on oma e-laskuosoite, jolloin e-laskut kulkevat digitaalisesti suoraan Procountoriin. Procountorin asiakkaana saat myös omat skannausosoitteet paperi- ja sähköpostilaskuilla. Silloin riittää, että annat oikeat laskutusosoitteet asiakkaillesi ja he lähettävä laskut Procountorille, joka sisällyttää ne sinun Procountor-ympäristöösi.
Mikäli maksat käteisellä tai kortilla jotakin, saat siitä todennäköisesti fyysisen kuitin. Nämä fyysiset kuitit ovat helppo lisätä Procountoriin siihen linkitetyllä “Kuitit” -applikaatiolla. Kuitin lisääminen kirjanpitoon on niinkin helppoa, kuin kuvan ottaminen älypuhelimellasi. Kuvan ottamisen lisäksi sinun tulee lisätä muutama perustieto kuitista. Lue lisää Procountor-kuitit applikaation käyttämisestä omasta blogipostista.
On hyvä ottaa rutiiniksi lisätä kuitit applikaation heti, kun saat ne. Kokemuksesta voimme kertoa, että tämä säästää aikaa ja rahaa. Myös sähköisenä saamasi kuitit on helppo lisätä kirjanpitoon esimerkiksi ottamalla kuvan tietokoneen ruudulla näkyvästä kuitista.
3) Myyntitositteet
Voit lähettää laskut suoraan Procountorista, jolloin ne tallentuvat automaattisesti myös kirjanpitoon. Emme suosittele käyttämään muita laskutusjärjestelmiä Procountorin rinnalla, koska siitä ei ole varsinaista hyötyä, vaan todennäköisesti vain lisätyötä.
Mikäli käytät jotain myyntijärjestelmiä asiakkaidesi kanssa (esim. verkkokauppa tai maksupääte), niin tulee sinun antaa kirjanpitäjälle pääsy näihin järjestelmiin tai toimittaa kerran kuukaudessa tarvittavat raportit järjestelmistä. Raporttien toimittamisväli riippuu siitä kuinka reaaliaikaisesti haluat seurata talouttasi. Useimmat yritykset seuraavat talouttaan samalla raportointivälillä kuin arvonlisäverojaan: eli useimmiten kuukausittain, mutta joskus myös kvartaaleittain tai vuosittain.
4) Muut tositteet
Kirjanpitoon sisällytetään usein myös muita tositteita kuin kuitteja ja laskuja. Yleisimmät näistä ovat esimerkiksi jatkuvat vuokra- ja muut -sopimukset, tai vaikkapa takaustositteet. Paras tapa toimittaa nämä Procountoriin on lähettää ne sähköpostitse kirjanpitäjällesi.
5) Poikkeustapauksia
Tositteiden suhteen on myös muutamia poikkeustapauksia. Esimerkiksi kirjanpidosta puuttuvia kuitteja voidaan ne korvata yrityksen hallituksen allekirjoittamalla dokumentilla. Tähän pitää kuitenkin olla erittäin hyvä syy, eikä silloin voi esimerkiksi vähentää arvonlisäveroa. Onkin taloudellisesti erityisen tärkeää yrittää tallentaa alkuperäiset kuitit heti kirjanpitoon.
Kaikista jatkuvista maksuista ei myöskään tarvitse toimittaa erikseen kuittia jokaisesta transaktiosta, vaan esimerkiksi vuokraa varten riittää tositteeksi myös vuokrasopimus, josta tarvittavat tiedot tulevat ilmi (kuka vuokraa ja kenelle, mitä se maksaa ja kuuluuko siihen esimerkiksi arvonlisäveroa jne). Myös monista tietoteknisistä, niin sanotuista saas-palveluista, riittää, että on saatu yksi kuitti. Tästä hyvä esimerkki on esimerkiksi Spotifyn tai nettisivun kulut.
Kooste tositteiden toimittamisesta:
1) Kirjanpitoaineisto koostuu seuraavista tositteista: tiliote, ostotositteet, myyntitositteet, muut tositteet ja poikkeustapaukset.
2) Tiliote kulkee automaatisesti Procountoriin. Mikäli yritykselläsi on myös muita kuin perinteisiä pankkitilejä (esim. Paypal), anna kirjanpitäjälle pääsy näihin järjestelmiin tai toimita vaihtoehtoisesti kerran kuukaudessa raportit näistä järjestelmistä.
3) Ostotositteista laskut saadaan automaatisesti Procountoriin käyttämällä oikeita laskutustietoja. Fyysiset kuitit taas on helppo lisätä kirjanpitoon Procountorin Kuitit -applikaatiolla.
4) Myyntitositteet
Myyntilaskut lähetetään suoraan Procountorista. Mikäli käytät myös muita myyntijärjestelmiä, kuten kassaa tai verkkokauppaa, toimita kirjanpitäjälle pääsy järjestelmiin tai vaihtoehtoisesti kerran kuukaudessa raportit näistä järjestelmistä.
5) Muut tositteet
Kirjanpitoon sisällytetään usein myös muita tositteita kuin kuitteja ja laskuja. Yleisimmät näistä ovat esimerkiksi jatkuvat vuokra- ja muut -sopimukset, tai vaikkapa takaustositteet. Paras tapa toimittaa nämä Procountorille on lähettää ne sähköpostitse kirjanpitäjällesi.
6) Poikkeustapaukset
Tilitapahtumia voidaan sisälyttää kirjanpitoon hyvästä syystä, mutta silloin ei voi vähentää alv:ia.
Kaikista jatkuvista kuluista ei tarvitse toimittaa erillistä kuittia, esimerkiksi monissa vuokrista tai spotifysta. Tarkista kuittien tarpeellisuus ja poikkeustapaukset kirjanpitäjältäsi.
Voit lukea seuraavasta blogipostistamme enemmän Procountor-kuitit applikaation käytöstä.
Select Financial Services on tilitoimisto Helsingissä. Toimistomme sijaitsee Ateneumin vieressä, mutta tarjoamme tilitoimistopalveluita ja kirjanpitoa digitaalisten työkalujen avulla ympäri Suomen. Kun pyörität liiketoimintaasi sähköisen taloushallinnon kautta, ei etäisyyksillä tai kellonajalla ole väliä. Select avaa blogissaan näitä sähköisen taloushallinnon käytäntöjä ja prosesseja.
