Tilitoimiston valitseminen on yrittäjälle tärkeä tehtävä, mutta tehtävä ei ole missään nimessä helppo. Taloushallinto ja kirjanpito ovat tärkeitä liiketoiminnan osa-alueita, jolloin palvelun laadulla on paljon merkitystä. Harvalla yrityksellä riittää kuitenkaan rahaa tuhlattavaksi, joten myös hinnan tulee olla kohdillaan. Huomioi ainakin seuraavat viisi ohjetta valitessasi tilitoimistoa:
1) Hinta ei ole tärkein valintakriteeri
2) Käy yhteistyöprosessi läpi etukäteen tilitoimistosi kanssa
3) Mieti minkä tason palvelua kaipaat
4) Kun vertailet hintoja, vertaa arvioituja vuosiveloituksia
5) Tapaa tilitoimistosi ennen asiakassuhteen alkua
1) Hinta ei ole tärkein valintakriteeri tilitoimistolle
Taloushallinto on liiketoiminnan hermosto ja kirjanpito liiketoiminnan muisti. Yhdessä ne muodostavat erittäin tärkeän osan yrityksesi toiminnasta. Siksi onkin olennaista hoitaa nämä osa-alueet mahdollisimman hyvin. Huonosti tehty kirjanpito voi tulla kalliiksi myöhemmin: väärät tai ylimalkaiset kirjaukset johtavat lisäkuluihin mm. veroja maksaessa ja rahoitusta haettaessa. Eli kirjanpidon hintaa tärkeämpää on, että tilitoimisto pystyy vastaamaan liiketoimintasi kaikkiin tarpeisiin.
2) Käy etukäteen läpi yhteistyöprosessi tilitoimistosi kanssa
Tilitoimiston palvelut ovat usein merkittävä osa pienen yrityksen taloushallintoa ja liiketoimintaa. Siksi on tärkeää tietää, että toimintatavat pelaavat yhteen ja yhteistyö tilitoimiston kanssa toimii.
Ennen asiakassuhteen aloittamista on hyvä käydä läpi miten tavallisen kuukauden aikana toimitaan konkreettisesti, mm. miten laskureskontra ja tuntilistat hoidetaan, kirjanpitomateriaalit toimitetaan ja miten kirjanpitäjään saa yhteyden. On tärkeää, että yhteinen prosessi tilitoimiston kanssa toimii jouhevasti, koska tilitoimiston kanssa on käytännössä kyse yhteistyöstä, eikä perinteisestä asiakkuudesta palveluntarjoajan kanssa. Tilitoimisto pystyy tekemään vain niin hyvää työtä kuin mitä yhteinen prosessinne mahdollistaa.
3) Mieti minkä tason palvelua kaipaat
Minimissään kirjanpitäjä pitää sinut poissa vankilasta, mutta parhaimmillaan tilitoimisto on liiketoiminnan kasvua tukeva kumppani. Minimissään kirjanpitäjä tiliöi kirjanpitomateriaalin konemaisesti ja tekee viranomaisilmoitukset. Parhaimmillaan tilitoimisto tuntee liiketoimintasi, osaa tehdä sen pohjalta kirjaukset mahdollisimman edullisesti ja pystyy tukemaan erilaisissa liiketoimintatilanteissa, esimerkiksi jos haluaa hakea rahoitusta tai sattuu saamaan niin ison verovelkalaskun, ettei yrityksen kassa riitä sitä kattamaan.
Mieti tarvitsetko vain lakisääteisen kirjanpidon, vai olisiko tilitoimistosta hyötyä taloushallinnon ja liiketoimintakonsultoinnin puolella. Liiketoiminnan tuesta voi olla hyötyä niin ala- kuin ylämäissä. Vaikka et tarvitsisi varsinaista liiketoimintakonsultointia, on silti tärkeää, että kirjanpito on tehty mahdollisimman hyvin vastaamaan yrityksesi tarpeita.
Kirjanpitotilien ja -kirjauksien pohjalta pystyy arvioimaan yrityksen taloudellista tilannetta, mikä on tärkeää liiketoimintaa kehitettäessä ja rahoitusta hakiessa. Ylimalkaisesti tehdyt kirjaukset taas voivat johtaa esimerkiksi liian suurien verojen maksamiseen. Mikäli kirjanpitäjä vain konemaisesti tiliöi kuittejasi, hän tuskin miettii mikä on parasta liiketoimintasi kannalta, eikä välttämättä osaa reagoida liiketoiminnan erikoistilanteisiin. Mieti siis tarvitsetko vain lakisääteisen kirjanpidon vai liiketoiminnan kumppanin.
4) Kun vertailet hintoja, vertaa arvioituja vuosiveloituksia
Älä vertaile julkisesti annettuja hintoja, vaan arvioituja kuukausi- ja vuosiveloituksia. Tee oman yrityksesi arviot yhdessä potentiaalisen tilitoimiston kanssa, jotta ne ovat mahdollisimman paikkansa pitävät.
Tilitoimistojen tuntihintojen vertaaminen ei ole tarkoituksenmukaista, koska eri tilitoimistoilla voi mennä eri määrä aikaa samojen työtehtävien tekemiseen. Siksi tuntihinnaltaan halvempi tilitoimisto voi tulla kokonaiskustannuksiltaan kalliimmaksi.
Kuukausihintojen vertaileminen on haastavaa, koska eri tilitoimistojen kuukausipakettiin kuuluu eri määrä palveluita. Joillain tilitoimistoilla voi kuukausihintaan kuulua myös esimerkiksi konsultointia tai tilinpäätöstoimenpiteet. Siksi on hyvä varmistaa mitä kaikkea kuukausihintaan kuuluu ja kysyä myös arvioita koko vuoden kustannuksista juuri sinun yrityksellesi.
5) Tapaa tilitoimistosi
Kirjanpitäjä on käytännössä työkaverisi, jonka kanssa on kuukausittain tekemissä. Siksi yhteistyön on pelattava ja kemioiden on tärkeä kohdata. On hyvä tavata potentiaalisen tilitoimiston edustajat etukäteen ja käydä yhdessä läpi, miten kirjanpitoprosessi toimii. Tapaamisen aikana potentiaalinen tilitoimisto pystyy myös tutustumaan paremmin liiketoimintaasi ja antamaan arvion kirjanpitokustannuksistasi.
Tarvitsetko tilitoimistoa? Tule tapaaman meitä, niin katsotaan kohtaavatko palvelumme ja tarpeesi.
Select Financial Services on tilitoimisto Helsingissä. Toimistomme sijaitsee Ateneumin vieressä, mutta tarjoamme sähköisiä tilitoimistopalveluita ja kirjanpitoa digitaalisten työkalujen avulla ympäri Suomen. Meiltä saat lakisääteisen kirjanpidon lisäksi tukea kaikkiin liiketoimintatilanteisiin. Select avaa blogissaan kirjanpidon ja sähköisen taloushallinnon käytäntöjä sekä prosesseja.
