Tiedätkö mistä tulee sanonta “päivä pulkassa”? Harva tietää, että se liittyy yhteen ensimmäisistä Suomessa käytetyistä työajanseurannoista: päiväpulkka. Pulkan jälkeen tulivat kellokortit ja nykyään on laaja valikoima erilaisia mahdollisuuksia toteuttaa työajanseurantaa. Käymme tässä blogipostissa läpi tätä prosessia ja blogipostisarjan seuraavassa osassa annamme jakoon ilmaisen työkalun työajanseurantaan.
Miten valitsen oikean tavan tehdä työajanseurantaa?
1) Mieti mitä haluat työaikaseurannalta: tarvitsetko vain lakisääteisen raportoinnin ja palkkaraportoinnin perustan, vai onko sinulla esimerkiksi tarve tarkkailla henkilöstökustannuksia.
2) Kun valitset työaikaseurantajärjestelmää, ole yhteydessä tilitoimistoosi ja varmista, että järjestelmänne pelaavat hyvin yhteen. Näin vältyt haasteilta tulevaisuudessa. Työaikaseuranta on kuitenkin usein palkanmaksun peruste.
3) Selvitä miten työaikaseuranta suhteutuu käytössä olevaan TESiin. Nykyään monet järjestelmät osaavat laskea ja erotella suoraan esimerkiksi työehtosopimukseen kuuluvat lisät.
4) Mikäli olet liikenteessä budjetilla, niin perehdy seuraavassa blogipostissa tilitoimistomme Select Financial Servicesin ja Excel-koulun yhdessä tekemään työajanseurantataulukkoon. Se on muita ilmaisia seurantataulukkoja kehittyneempi ja laskee erikseen mm. ylityöt sekä ilta-, yö- ja viikonlopputunnit. Sen voi myös jakaa Google Driven kautta työntekijöille itse täytettäväksi. Taulukkoa voi käyttää melkein millä alalla tahansa, mutta se on tarkoitettu erityisesti kaupan alalle ja majoitus ja ravitsemusaloille.
Miten pidän huolta työajanseurannasta?
1) On todella tärkeää sopia seikkaperäisesti palkanmaksuprosessista tilitoimiston kanssa. Työajanseuranta on usein palkanmaksun peruste, joten on tärkeää, että tilitoimisto pystyy käsittelemään työaikaseurantamateriaalin mahdollisimman hyvin. Mikäli materiaali ei ole selkeää tai tulee myöhään, mahdollisuus virheisiin kasvaa.
2) Mikäli työntekijät käyttävät seurantajärjestelmää osittain itsenäisesti, on tärkeää kouluttaa työntekijät hyvin. Useimmiten työajanseurannassa syntyvät virheet ovat seurausta inhimillisistä erheistä. Joskus voi olla tarpeellista esimerkiksi selittää työaikataulukon taustalla olevia lainalaisuuksia.
Me Selectillä haluamme tukea ensimmäistä työntekijää palkkaavia yrityksiä tarjoamalla seuraavassa blogipostissa ilmaisen työkalun työajanseurantaan. Olemme asiakkaillemme kokonaisvaltainen taloushallinnon kumppani, aina lakisääteisestä kirjanpidosta liiketoimintakonsultaatioon. Mikäli tarvitset sähköisiä tilitoimistopalveluita, niin ota yhteyttä.
