Kirjanpitomateriaalin säilyttäminen on tärkeää – ja lakisääteistä! Verottajan ohjeistus onkin:
“Tilinpäätös, toimintakertomus, kirjanpidot, tililuettelo sekä luettelo kirjanpidoista ja aineistoista on säilytettävä vähintään 10 vuotta tilikauden päättymisestä. Tilikauden tositteet, liiketapahtumia koskeva kirjeenvaihto sekä muukin mahdollinen liiketapahtumia varmentava kirjanpitoaineisto on säilytettävä vähintään 6 vuotta sen vuoden lopusta lukien, jonka aikana tilikausi on päättynyt.”
Monille pidemmän linjan yrittäjille on aikojen saatossa kehittynyt rutiineja liittyen kuittien säilyttämiseen ja kirjanpitäjälle toimittamiseen. Vielä nykyäänkin kuulee, että alkuperäinen kuitti pitää säilyttää, allekirjoittaa ja lähettää kirjanpitäjälle, joka kopioi kuitin säilöön mappiin. Tämä ei onneksi pidä enää paikkaansa, vaan kaiken voi hoitaa sähköisesti.
Kirjanpitomateriaali pitää lain mukaan säilyttää helposti luettavassa muodossa ja siksi alkuperäinen kuitti ei oikeastaan ole kovinkaan hyvä ratkaisu: fyysiset kuitit haalistuvat ja niiden kaivaminen mappiarkistosta on hankalaa. Sähköinen arkistointi pitääkin kuitit paremmassa turvassa kuin lippulappusten säilyttäminen.
Sähköiseksi arkistoinniksi riittää, kun säilyttää kuitista kuvatiedoston, jonka pystyy tarvittaessa tulostamaan niin, että sen tekstisisältö on tarpeeksi selkeää. Kuvan voi säilöä valitsemallaan tavalla esimerkiksi ulkoisella kovalevyllä tai pilvipalvelussa. Usein paras tapa on kuitenkin ladata kuittien kuvat suoraan taloushallintojärjestelmään. Se on helpoin tapa toimittaa kuitit kirjanpitäjälle ja parhaat sähköiset taloushallintojärjestelmät, kuten Procountor, lupaavat säilyttää kirjanpitomateriaalin lain vaatiman ajan. Voit lukea lisää tästä artikelistamme, miten Procountorin kuittiapplikaatio toimii. Myös Holvin edustajat ovat kertoneet kirjanpitoaineiston säilyvän Holvissa lain edellyttämät 10 vuotta
Unohda siis mappisulkeiset ja ota hyödynnä sähköisen taloushallinnon koko potentiaali. Mikäli tarvitset yrittäjän puolta pitävää sähköistä tilitoimistoa, niin ota yhteyttä.
Select Financial Services on tilitoimisto Helsingissä. Toimistomme sijaitsee Ateneumin vieressä, mutta tarjoamme tilitoimistopalveluita ja kirjanpitoa digitaalisten työkalujen avulla ympäri Suomen. Meiltä saat lakisääteisen kirjanpidon lisäksi tukea kaikkiin liiketoimintatilanteisiin, ja kun pyörität liiketoimintaasi sähköisen taloushallinnon kautta, ei etäisyyksillä tai kellonajalla ole väliä. Select avaa blogissaan kirjanpidon ja sähköisen taloushallinnon käytäntöjä sekä prosesseja.