Xpedio – liiketoimintalähtöistä fasilitointia

Mirjami Sipponen-Damonte tutustui fasilitointiin 15 vuotta sitten, jolloin ala vei hänet mukanaan. Fasilitoinnilla tarkoitetaan ryhmän ohjaamista kohti tiettyjä tavoitteita, niin että kaikki pääsevät osallistumaan rakentavassa ilmapiirissä. Alan monipuolisuus ja vaihtelevat tilanteet, sekä mielenkiintoiset asiakkaat motivoivat Mirjamia: aina on uutta opittavaa ja on hienoa nähdä konkreettisesti kuinka asiat kehittyvät. Nyt Mirjami pyörittää kasvavaa fasilitointiyritystä Xpediota.

Xpedio tarjoaa organisaatioille valmennuksia ja liiketoimintalähtöistä fasilitointia tiimien, organisaatiokulttuurin, strategian ja vuorovaikutuksen kehittämisen tueksi. Yritys voi tarvita fasilitointia monissa erilaisissa tilanteissa. Fasilitoinnilla voidaan esimerkiksi selkeyttää yrityksen suuntaa ja jalkauttaa strategia organisaatioon, tai esimerkiksi parantaa yrityksen sisäistä viestintää ja tiimien toimintaa. Usein myös suurissa muutoksissa, kuten yrityskaupoissa, on fasilitoinnin avulla hyvä varmistaa, että kaikki ovat samalla aaltopituudella.

Fasilitointi tukee suorituskykyisen kulttuurin luomista

Jokaisella yrityksellä on oma organisaatiokulttuurinsa, vaikkei yritys tiedostaisi sitä. Organisaatiokulttuurilla tarkoitetaan ihmisten toimintaan vaikuttavia arvoja, uskomuksia, asenteita ja perinteitä, jotka näkyvät erilaisina toimintatapoina yrityksen arjessa. Huono organisaatiokulttuuri voi esimerkiksi johtaa huonoon tiimien johtamiseen, jatkuvaan myöhästelyyn tai puutteelliseen kommunikaatioon. Hyvä organisaatiokulttuuri taas voi tulla ilmi esimerkiksi iloisista ja tehokkaista työntekijöistä. Kun yritys ymmärtää oman kulttuurinsa, pystytään ihmisten toimintatapoihin vaikuttamaan ja yrityksen toimintaa tehostamaan.

Fasilitointi aloitetaan usein sillä, että kartoitetaan lähtötilanne ja määritellään tavoitteet, joihin pyritään. Joskus yrityksellä ei oikeastaan ole edes käsitystä siitä missä ollaan ja minne pitäisi olla menossa. Silloin jo lähtötilanteen kartoituksella ja tavoitteiden määrityksellä päästään pitkälle. Kartoituksen ja määrittelyjen jälkeen kootaan kaikki asianosaiset yhteen ja aletaan yhdessä työskentelemään kohti haluttuja tavoitteita. Fasilitoija järjestää erilaisia keskusteluita, harjoitteita ja työpajoja, joiden avulla haluttuja teemoja ja haasteita käsitellään. Toimimalla yhdessä ryhmätyötaidot ja henkilöiden keskinäiset suhteet paranevat samalla kun työstetään haluttuja tavoitteita.

Fasilitoinnissa hyödynnetään paljon visuaalisuutta ja moniaistillisuutta. Työkaluina voi olla esimerkiksi korttipakkoja, videoita, digitaalisia työkaluja tai musiikkia. On tutkittu, että epätavanomaiset työtavat ja moniaistillisuus laajentavat ajattelukapasiteettia sekä vapauttavat tekijöitä toimimaan luovemmin. Yksi Mirjamin suosikkimetodeista on “Lego Serious Play”.

 

Palikoita ja palavereja

Lego Serious Play on fasilitointimenetelmä, jossa Lego-palikoiden avulla mietitään ratkaisuja organisaatioiden erilaisiin haasteisiin. Menetelmän taustalla on tutkittua tietoa siitä, kuinka käsillä tekeminen ja käytännön kautta pohtiminen antaa syvempää ymmärrystä käsiteltävistä aiheista. Lapsuudesta tuttujen työvälineiden ei pidä kuitenkaan antaa hämätä: Lego Serious Play ei ole mikään perjantai-iltapäivän virkistyshetki, vaan aitoa liiketoiminnan ja organisaation kehittämistä tehokkaimmillaan.

Legot toimivat hyvänä formaattina käsitellä vaikeitakin asioita, koska niiden avulla haastavat teemat voidaan ulkoistaa rakennettuihin malleihin ja näin helpottaa niistä keskustelua. Konkreettisten työkalujen avulla myös saadaan myös hiljaisemmat henkilöt paremmin mukaan.

 

Select tukemassa Xpedion kasvua

Xpedio on vuosien saatossa kasvanut yhden ihmisen yrityksestä neljän hengen tiimiksi. Kasvu on tapahtunut orgaanisesti: uuttera ja pitkäjänteinen työ sekä hyvät tulokset ovat tuoneet Xpediolle lisää asiakkaita ja yhä suurempia projekteja. Kasvu ei kuitenkaan ole yksinyrittäjän näkökulmasta kovin yksiselitteinen asia. Voidakseen vastata lisääntyvään työmäärään pitää palkata lisäkäsiä ja uuden työntekijän palkkaukseen liittyy aina monia eri seikkoja, jotka tulee ottaa huomioon. Pitää huomioida kasvaneet kulut ja optimoida kassavirta vastaamaan näihin kuluihin. Kulujen lisäksi pitää arvioida uudesta työntekijästä saatavia hyötyjä ja tarkastella tilannetta kokonaisuutena.

“Select on ollut erittäin hyödyllinen kumppani, kun mietimme yrityksen kasvuun liittyviä kysymyksiä. On hienoa, että tilitoimisto tuntee liiketoimintamme niin hyvin, että olemme voineet saada nopeaa ja tehokasta asiantuntijakonsultointia”  -kertoo Xpedion Mirjami.

Selectin toimintaperiaatteeseen kuuluu asiakasyrityksen liiketoiminnan ymmärtäminen, mikä helpottaa muutostilanteissa konsultointia. Yksinyrittäjänä toimiminen on voi olla kuluttavaa, koska kaikki liiketoimintapäätökset pitää tehdä itse. Vaikka tietäisi mitä tekee, voi tuntua raskaalta, jos ei ole ketään kenen kanssa keskustella erilaisista vaihtoehdoista. Selectin kanssa on mahdollista pallotella ajatuksia ja saada asiantuntijaneuvoja kaikkiin liiketoimintatilanteisiin. Parhaassa tapauksessa tilitoimisto on yrityksen “ulkoistettu talousosasto”. Kuten Mirjami kertoo:

“Liiketoimintapäätöksiin saa paljon lisää varmuutta, jos tilitoimisto antaa “hyväksynnän” ratkaisulle.”

Select käyttää uusimpia sähköisen taloushallinnon työkaluja, joiden avulla voidaan helposti luoda raportteja ja suorittaa analyyseja, joiden pohjalta voi tehdä valistuneita liiketoimintapäätöksiä. Xpedion kirjanpitoa pyöritetään Procountor -taloushallinnon ohjelmistoa hyödyntäen, mikä mahdollistaa paperittoman kirjanpidon.

“On näppärää, kun kaikki löytyy samasta paikasta sähköisenä ja ajantasaisena”  – kertoo Mirjami.