Vieraskynä

Vieraskynä – Virtuaaliassistentti säästää yrittäjän aikaa ja vapauttaa resursseja olennaiseen

Virtuaaliassistentti apuna yrityksen arjen hallinnassa

 

Onko virtuaaliassistentti sinulle jo tuttu palvelu? Ehkä olet törmännyt termiin ”VA” eli virtual assistant yrittäjyysoppaissa. Virtuaaliassistentin työ ei ole aivan uusi ilmiö, sillä etätyötä tekeviä assistentteja on ollut jo vuosia. Virtuaaliassistentti voi periaatteessa työskennellä kokopäiväisesti yhdelle asiakkaalle, mutta tyypillisesti virtuaaliassistentti tekee yhteistyötä useamman asiakkaan kanssa. Laskutus voi perustua joko kiinteään kuukausihintaan tai todelliseen työmäärään.

Virtuaaliassistenttipalvelujen ostamisessa on yrittäjän kannalta monia etuja. Työn tekemisestä syntyvät kulut on helpompi ennakoida, kun virtuaaliassistentin työstään laskuttama hinta sisältää kaikki kulut. Tällöin ei tarvitse erikseen varautua lomarahoihin tai vastaaviin sivukuluihin. Virtuaaliassistentti työskentelee nimensä mukaisesti virtuaalisesti eli etänä omasta toimistostaan käsin, joten työskentelytilastakaan ei aiheudu lisäkuluja. Useimmiten työvälineetkin sisältyvät palvelun hintaan, joten läppäriä ja puhelinta ei tarvitse hankkia. Yleensä voit myös ostaa juuri sen määrän työtä, mitä yrityksesi sillä hetkellä tarvitsee, mikä tuo joustoa yrityksen arkeen ja lisää mahdollisuuksia tehdä nopeita muutoksia tilanteen sitä vaatiessa.

Mitä voin teettää virtuaaliassistentilla?

 

Kokemukseni mukaan suurin haaste töiden ulkoistamisessa virtuaaliassistentille on sen päättäminen, mitkä tehtävät voisi siirtää omalta työpöydältä muiden hoidettavaksi. Moni yksinyrittäjä on tottunut tekemään kaiken itse. Töiden ulkoistaminen vaatii ennen kaikkea ajattelutavan muutosta. Sen sijaan, että pyrkii tekemään itse kaiken, koska ”niinhän yrittäjän kuuluu tehdä”, täytyy päättää, mihin asioihin aikoo jatkossa keskittyä.

Virtuaaliassistentti voi tehdä periaatteessa kaikkea sitä, mitä toimistolla oleva assistentti tekisi. Kahvinkeitto virtuaalisesti on hiukan haastavaa, mutta hyvä virtuaaliassistentti saa nopeasti hommattua asiakkaan toimistolle laadukkaan kahviautomaatin tätä varten… Virtuaaliassistentit hoitavat yritysten markkinointia, tukevat myynnin prosesseja, tekevät asiakaspalvelutyötä, järjestävät tapahtumia ja avustavat hankinnoissa. Tiedonhaku ja ongelmien ratkominen on assistenttien työn ”peruskauraa” ja sitä myös virtuaaliassistentit tekevät.

”Tulee halvemmaksi, kun itse tekee”

 

Uskallan väittää, että ihan jokainen yrittäjä on jossain kohtaa yrittäjänuraansa todennut, että tietyn homman tekeminen tulee halvemmaksi, kun sen itse tekee. Aivan varmasti tämä pitää toisinaan myös paikkansa. Jotta saat selville työn tekemisen todelliset kustannukset, täytyy sinun kuitenkin ottaa huomioon muutakin kuin ostettavan palvelun hintalappu.

Itse tekemäsi työn hinta ei ole koskaan 0 €. Et voi ajatella säästäneesi 100 €, jos jätät ostamatta sen hintaisen palvelun ja teet työn itse. Sinun ajallasi on myös oma arvonsa. Ehkäpä sen sijaan, että hoidat homman itse, voisit laskuttaa samasta ajasta omalta asiakkaaltasi. Ehkäpä sinulla kuluu reilusti enemmän aikaa työn tekemiseen kuin asiantuntevalla palveluntarjoajalla, koska joudut ensin opettelemaan, miten homma hoituu.

Työn tekemiseen kuluvia ja siitä säästyviä euroja on kohtuullisen helppo laskea. Jopa tärkeämpi kysymys on kuitenkin se, kuinka paljon yksi ihminen pystyy ja jaksaa tehdä. Yrittäjät ovat tunnetusti lähes superihmisiä, jotka venyvät moneen ja joita ylipitkät työpäivät eivät saa lannistumaan. Mutta liika on liikaa. Jossain vaiheessa vuorokaudesta loppuvat tunnit kesken ja oma jaksaminen alkaa olla koetuksella. Viimeistään tällöin on syytä tarkastella omaa ajankäyttöä kriittisesti.

Ensimmäisenä on päätettävä, mihin asioihin kannattaa keskittyä. Yrittäjän vapaus tarkoittaa yhden jos toisenkin yrittäjän kohdalla sitä, että voi tehdä kaikenlaisia kivoja asioita, kun on itse itsensä pomo. Ihan kaikkeen kivaan ei kuitenkaan yrittäjän aika riitä. Toivottoman pitkältä to do -listalta kannattaa ensin karsia pois kaikki ne asiat, jotka eivät vie yritystäsi haluamaasi suuntaan. Sen jälkeen voit miettiä yrityksesi työnjaon uusiksi. Keskity itse niihin tehtäviin, joissa tarvitaan ehdottomasti sinua, ja mieti muiden tehtävien osalta, kuka ne voisi parhaiten hoitaa.

Kysy siis itseltäsi, onko to do -listallasi sellaisia asioita, joihin sinun ei kannata käyttää omaa aikaasi. Vedä ensin henkselit niiden tehtävien yli, jotka eivät vie yritystäsi oikeaan suuntaan. Sen jälkeen etsi yksi tai useampi yhteistyökumppani, jotka auttavat sinua saavuttamaan tavoitteesi hoitamalla osan tarvittavista tehtävistä.

 

Anne-Mari Pirinen

***

Kirjoittaja toimii assistenttipalveluyrittäjänä Askaremo Oy:ssa. Enemmistö hänen työtehtävistään hoituu virtuaalisesti eli etänä.