Jotta syntynyt kulu voidaan vähentää yrityksen verotettavasta tuloksesta, on kulun pitänyt syntyä yrityksen toiminnasta. Suurin osa yrityksen toiminnasta syntyneistä kuluista ovat vähennyskelpoisia, mutta eivät kaikki. Suoraan yrityksen liiketoimintaan liittyvät kulut ovat hyvin selkeästi vähennyskelpoisia, kuten esimerkiksi materiaali- tai toimitilakustannukset.
Mikäli kulua ei saa vähentää verotuksessa, lasketaan se osaksi verotettavaa tuloa jolloin se nostaa maksettavien verojen määrää samalla tavoin kuin vastaava määrä rahaa olisi yrityksen kassassa. Vastaavasti esimerkiksi yrityksen maksama työntekijän lounas, joka ei mene vähennettäviin kuluihin, nostaa työntekijän ansioverotusta.
Suurimpia kysymyksiä kulujen vähentämisestä aiheuttavat edustus-, neuvottelu-, markkinointi ja virkistyskulut, joita erityisesti käsittelemme tässä blogipostissa. Se kuinka paljon kulusta voidaan vähentää verotuksessa riippuu siitä mihin näistä kategorisoista kulu kuuluu. Helpoiten kuluja on jäsentää sen mukaan suuntautuuko kulu yrityksen sisä- vai ulkopuolelle.
Yrityksen sisäiset kulut: neuvottelulu & virkistyskulu.
Virkistyskulu
Virkistyskululla tarkoitetaan yrityksen työntekijöiden hyvinvointiin panostettua kuluerää, kuten esimerkiksi virkistäytymispäivää tai pikkujouluja. Virkistyskulut voivat kohdistua vain työntekijöihin ja siksi yksinyrittäjälle ei voi syntyä virkistyskuluja. Mikäli yrittäjällä on työntekijöitä, voi hän kohdistaa yrityksen kuluja itseensä samalla tavalla ja samassa suhteessa kuin työntekijöihinsä. Ehtona kulun laskemiseksi virkistyskuluksi on, että tapahtuma on avoin kaikille työntekijöille. Mikäli yritys on iso ja työntekijät toimivat esimerkiksi omissa toimipisteissään tai osastoillaan, voi virkistyskulut kohdistua myös rajattuun osaan työntekijöitä, jos se on tarkoituksenmukaista. Virkistyskulut ovat täysin vähennyskelpoisia.
Verotarkastuksessa voidaan kysyä, että ketkä kaikki ovat osallistuneet virkistystapahtumaan, joten osallistujat voi olla hyvä dokumentoida. Pienessä yrityksessä kuitenkin voidaan myös luotettavasti olettaa, että henkilökunta muistaa ketkä kaikki ovat ollee paikalla. Mikäli juhliin osallistuu myös yrityksen ulkopuolisia ihmisiä, heidän osuutensa kuluista eivät ole vähennyskelpoiset.
– Arvonlisäveron saa vähentää verotuksessa
– Tuloverotuksessa saa vähentää 100% kuluista.
– Esimerkkejä: pikkujoulut, virkistäytymisilta, pieni lahja kaikille työntekijöille.
Neuvottelukulu
Neuvottelukulut ovat myös täysin vähennyskelpoisia verotuksessa. Neuvottelukulut syntyvät nimensä mukaisesti yrityksen sisäisistä kokouksista ja palavereista ja niihin voidaan laskea “tavanomaisesta tarjoilusta johtuneita kuluja”. Alkoholiakin voidaan laskea neuvottelukuluihin kohtuullisissa määrin, 1-2 annosta, mutta ei sen enempää. Se mitä “tavanomainen tarjoilu” milloinkin tarkoittaa katsotaan tapauskohtaisesti verotarkastuksen yhteydessä.
Neuvottelukuluja voi syntyä myös palavereista yrityksen ulkopuolisten henkilöiden kanssa: pitkäaikaisessa yhteistyösuhteessa olevan ulkopuolisen kumppanin kanssa pidetyt palaverit menevät myös neuvottelukulujen piiriin. Tällainen kumppani voi olla esimerkiksi kirjanpitäjä, graafikko tai alihankkija.
– Arvonlisäveron saa vähentää verotuksessa
– Tuloverotuksessa saa vähentää 100% kuluista.
– Esimerkkejä: sisäinen palaveri, yhtiökokous, tapaaminen tilitoimiston kanssa.
Yrityksen ulkopuoliset kulut: edustuskulu & markkinointikulu
Edustuskulu
Edustuskuluista ei voi vähentää arvonlisäveroa ollenkaan ja vain puolet kulusta voidaan vähentää tuloverotuksessa. Edustuskulut syntyvät yrityksen ulkopuolisten henkilöiden kanssa toimimisesta, kuten palavereista tai lahjoista potentiaalisten asiakkaiden ja yhteistyökumppaneiden kanssa. Mikäli yrityksellä ja asiakkaalla on jo olemassa asiakassuhde, voidaan kulu laskea mahdollisesti myös neuvottelukuluksi. Edustamisella pyritään uusien liikesuhteiden luomiseen, entisten parantamiseen tai muutoin liiketoiminnan edistämiseen.
– Arvonlisäveroa ei saa vähentää
– Tuloverotuksessa saa vähentää 50% kuluista
– Esimerkkejä: asiakastapaaminen, edustusmatka, yksittäiset asiakaslahjat
Markkinointikulu
Myös markkinointikulut kohdistuvat yrityksen ulkopuolisiin henkilöihin, mutta kohdistuvat useampiin henkilöihin kerralla: esimerkiksi avoimen asiakastilaisuuden järjestäminen tai kaikille asiakkaille lähetettävä lahja lasketaan markkinointikuluksi. Mikäli lahja taas lähetettäisiin yhdelle tai rajatulle osalle asiakkaita, tulisi se merkitä edustuskuluksi. Myös ravintolassa tapahtuva avoin tarjoilu lasktaan edustuskuluksi, eikä markkinointikuluksi.
– Arvonlisäveron saa vähentää verotuksessa
– Tuloverotuksessa saa vähentää 100% kuluista.
– Esimerkkejä: avoin asiakastilaisuus, messutarjoilu, lahja kaikille asiakkaille tai tietylle asiakasryhmälle.
Pikakooste yrityksen vähennyskelpoisista kuluista:
1) Kulun saa pääsääntöisesti vähentää yrityksen verotuksessa, mikäli kulu on syntynyt suoraan liiketoiminnasta. Suurimpia kysymysmerkkejä vähennettävistä kuluista aiheuttavat “vieraanvaraisuudeksi” miellettävät kulut, kuten esimerkiksi ruokailukulut.
2) Yrityksen sisäisestä “vieraanvaraisuudesta” johtuvat kulut ovat täysin verovähennettäviä verotuksessa, arvonlisäveroa myöten. Neuvottelukulut voivat kohdistua myös pitkäaikaisiin ulkopuolisiin kumppaneihin, kuten kirjanpitäjään.
3) Yrityksen ulkopuolelle suuntautuva vieraanvaraisuus on joko edustuskulua tai markkinointikulua. Edustuskulun vieraanvaraisuus on aina rajoittunut pieneen joukkoon tahoja, eikä siitä saa vähentää kuin 50% tuloverotuksessa. Markkinointikulut kohdistuvat useampiin ihmisiin kerralla ja ne ovat täysin verovähennettäviä.
Select Financial Services on tilitoimisto Helsingissä. Toimistomme sijaitsee Ateneumin vieressä, mutta tarjoamme tilitoimistopalveluita ja kirjanpitoa digitaalisten työkalujen avulla ympäri Suomen. Meiltä saat lakisääteisen kirjanpidon lisäksi tukea kaikkiin liiketoimintatilanteisiin, ja kun pyörität liiketoimintaasi sähköisen taloushallinnon kautta, ei etäisyyksillä tai kellonajalla ole väliä. Select avaa blogissaan kirjanpidon ja sähköisen taloushallinnon käytäntöjä sekä prosesseja.
