Kirjanpito perustuu kirjanpitoaineistolle, joka muodostuu liiketoimintasi tositteista. Periaatteessa jokaisesta liiketoimintatapahtumsta pitää olla tosite kirjanpitoa varten. Tässä blogipostissa käsittelemme tositteita yleisellä tasolla ja seuraavassa blogipostissa kerromme miten toimitat kirjanpitoaineistosi Procountor-järjestelmään.
Tosite tarvitaan kaikista yritystoiminnan taloudellisista tapahtumista. Taloudellisia tapahtumia ovat esimerkiksi myynti- ja ostotransaktiot ja rahoitustapatumat. Tositteet toimivat taloudellisten tapahtumien todentajina ja varmentajina. Niiden olisi hyvä olla ulkopuolisen tahon, kuten myyjän tai rahoituslaitoksen antamia. Joissain tapauksissa puuttuvia kuitteja voidaan myös korvata yrityksen hallituksen tekemillä tositteilla, mutta tähän pitää olla hyvä syy ja tämä voi aiheuttaa haasteita mm. Verotarkastuksessa.
Kirjanpitoaineistoon kuuluvat seuraavat tositteet:
- Pankin tiliotteet ja tiliotteisiin liittyvät erillisaineistot. Tiliote kuuluu kirjanpitoaineistoon kaikille kirjanpitovelvollisilla.
- Myyntitositteet (kuitit, laskut, kauppakirjat, kassaraportit, myyntipäiväkirjat, kassakoneen tarkkailunauhat)
- Ostotositteet (ostokuitit ja –laskut, kauppakirjat, tavaran toimituksiin liittyvät asiakirjat kuten rahtikirjat ja lähetteet)
- Muut liiketoiminnan tositteet (vuokra-, laina- ym. sopimukset, takauskuitit jne.)
Kirjanpitotositteiden vaatimukset
Yleensä yrittäjä voi olettaa, että toiselta yritykseltä saatu tosite liiketoimintatapahtumasta täyttää verottajan vaatimukset ja on siten käypä kirjanpitoon. Viime kädessä yrittäjällä on kuitenkin vastuu kirjanpidosta ja sen takia yrittäjän on hyvä tuntea tositteiden vaatimukset. Tositteiden vaatimuksien tuntemisesta on hyötyä myös silloin kun esimerkiksi ostaa yksityishenkilöltä tuotteen ja tarvitsee tältä käsinkirjoitetun tositteen.
Tositteen merkintöjen on oltava selkeitä, pysyvällä tavalla tehtyjä ja niin yksikäsitteisiä ja yksiselitteisiä, että selviää, minkälainen liiketapahtuma on kyseessä ja että tositteen tietosisällön perusteella on mahdollista laatia liiketapahtuman kirjanpitomerkintä. Tositteiden pitää olla alkuperäisiä, kirjanpitovelvolliselle osoitettuja, luettavia ja tositteen antajan nimellä ja osoitteella varustettuja.
Toisin kuin usein luullaan, kirjanpitoon käy myös sähköinen kuva tositteesta. Tosite voidaan muuttaa toiseen muotoon kirjanpidon laatimista varten. Esimerkiksi paperilasku pdf-kuvaksi tai käteiskuitti valokuvaksi. Tosite voi siis olla sähköinen tai paperia, ja koostua yhdestä tai useammasta osasta. Lämpökirjoitintekniikalla tulostettu ”haaleneva” kuitti ei kelpaa kirjanpitoon, vaan kuitti pitää pystyä säilyttämään luettavana lain vaatimat 6 vuotta. Tositteesta kannattaakin ottaa valokopio, valokuva tai liikkeestä on pyydettävä säilyvällä tavalla kirjoitettu kuittijäljennös.
Oleelliset tositetiedot ovat:
- Päiväys (luovutus-, lasku- tai maksupäivä)
- Mitä ja keneltä on ostettu, kun on kyse ostosta
- Mitä ja kenelle on myyty, kun on kyse myynnistä. Maksutositteesta pitää näkyä maksaja, maksun saaja ja maksun syy.
Kaupan kohteena olevan tavaran tai palvelun luovutusajankohta on myös voitava osoittaa tositteen tai sen liitteen avulla tai muutoin. Kirjanpidossa tehtävän arvonlisäverotuksen ostovähennyksen edellytyksenä on, että ostosta on kirjanpitotositteena lain vaatimukset täyttävä lasku. Arvonlisäverolain mukaisia pakollisia laskumerkintöjä ovat jo edellämainittujen lisäksi muun muassa:
- Juokseva tunniste, jonka avulla laskun voi yksilöidä
- Myyjän arvonlisäverotunniste eli Y-tunnus
- Verokanta
- Veron peruste verokannoittain ja yksikköhinta ilman veroa
- Suoritettavan veron määrä
- Verottomuuden peruste (mm. marginaaliverotus)
Poikkeukset sisältävän ja täysin kattavan listauksen arvonlisäverolain mukaisista pakollisista laskumerkinnöistä löydät esimerkiksi Verottajan tai Taloushallintoliiton sivuilta. Useimmiten se ei kuitenkaan ole tarpeellista: yleisesti käytössä olevat myyntijärjestelmät tuottavat lainmukaisia tositteita.
Pikaopas kirjanpidon tositteista:
1) Kaikki tilitapahtumat pitää todentaa kirjanpitoa varten tositteilla.
2) Mikäli tositetta ei löydy, on se joissain tilanteissa mahdollista korvata yrityksen hallituksen allekirjoittamalla dokumentilla. Tällöin ei kuitenkaan voi vähentää arvonlisäveroa, vaikka dokumentin pohjalta voidaan vähentää yrityksen verotettavaa tulosta.
3) Kirjanpidon tositteet pitää tallentaa lain vaatimat 6 vuotta, jolloin sähköinen tallentaminen luotettavassa järjestelemässä on suositeltavaa. Paperikuitit kun tärveltyvät helposti.
4) Oleelliset tositetiedot: päiväys, mitä on ostettu, keneltä on ostettu ja kuka on ostanut. Useimmat myyntijärjestelmät tuottavat lainmukaisia kuitteja, jolloin yrittäjä voi olla kohtuullisen huoleton. Voit perehtyä tarkempiin tositevaatimuksiin mm. Taloushallintoliiton sivulla.
Lue seuraavasta blogipostista lisää siitä miten toimitat kirjanpitoaineistosi Selectille Procountor -taloushallintojärjestelmään.
Select Financial Services on tilitoimisto Helsingissä. Toimistomme sijaitsee Ateneumin vieressä, mutta tarjoamme tilitoimistopalveluita ja kirjanpitoa digitaalisten työkalujen avulla ympäri Suomen. Kun pyörität liiketoimintaasi sähköisen taloushallinnon kautta, ei etäisyyksillä tai kellonajalla ole väliä. Select avaa blogissaan näitä sähköisen taloushallinnon käytäntöjä ja prosesseja.
