Tilitoimistokentän ja kirjanpitoprosessien murros on johtanut myrskyisään tilanteeseen kirjanpitomaailmassa, mikä voi osaltaan heijastua myös asiakkaiden saamaan palveluun. Yhä useammin kuulee, että isompi tilitoimisto on ostanut pienemmän, minkä jälkeen palveluntaso on laskenut selkeästi. Muitakin haasteita esiintyy: jotkut hintakilpailussa ryvettyneet pienemmät toimistot ovat ruvenneet tarjoamaan huonolaatuista kirjanpitoa liukuhihnalta. Käymme tässä blogipostissa läpi neljä valitettavan yleistä ongelmakohtaa tilitoimiston kanssa:
1) Tilitoimisto ei ehdi perehtymään asiakkaan liiketoimintaan
2) Huono kommunikaatio kirjanpitäjän kanssa
3) Tilitoimisto laskuttaa liikaa
4) Tilitoimistolla ei ole liiketoimintaosaamista
1) Tilitoimisto ei ehdi perehtymään asiakkaan liiketoimintaan
Tilitoimistojen hintakilpailu on johtanut siihen, että monet kirjanpitäjät joutuvat käsittelemään samassa ajassa yhä enemmän ja enemmän asiakkaita. Kun kirjanpitäjällä on kiire, joutuu hän tiliöimään kirjanpitomateriaalia konemaisesti, eikä hän ehdi huomioimaan asiakkaan liiketoimintaa. Tämä johtaa helposti siihen, että kirjanpitäjän tekemät kirjaukset eivät ole parasta mahdollista laatua, eikä kirjanpitäjä esimerkiksi osaa ehdottaa asiakkaalle taseaktivointien tekemistä tai erikoistilanteisiin varautumista. Kirjanpidon laadulla on merkitystä erityisesti rahoitusta haettaessa tai veroja maksaessa.
Mikäli kirjanpitäjääsi vaivaa kiire, on syytä nostaa kissa pöydälle ja keskustella asiasta. Avoimella kommunikaatiolla voit selvittää, löytyykö kirjanpitäjältäsi enemmän aikaa sinulle vai onko syytä tutkia muita palveluntarjoajia. Usein kirjanpitäjät, joilla on aikaa perehtyä liiketoimintaasi, ovat hieman kalliimpia. Korkeamman hinnan pitäisi kuitenkin näkyä parempana palvelutasona.
2) Huono kommunikaatio kirjanpitäjän kanssa
Henkilökohtainen kirjanpitäjä on monella tapaa yrittäjän suora työkaveri, eikä pelkkä palveluntarjoaja. Siksi on tärkeää, että kommunikaatio pelaa juohevasti ja luonnollisesti. Mikäli henkilökemiat eivät kohtaa, voi kommunikoinnistakin tulla negatiivista. Siksi yrittäjän ja tilitoimiston väliseen kommunikointiin on syytä panostaa puolin ja toisin. Ennen kuin valitset tilitoimistoa, on hyvä myös tavata tilitoimiston edustajat, jotta tiedät kohtaavatko kemiat.
Usein kuulee, että yrittäjillä on haasteita kommunikoida kirjanpitäjänsä kanssa. Esimerkiksi edellä mainittu hintakilpailun tuoma kiire voi johtaa sellaiseen tilanteeseen, ettei kirjanpitäjällä ole aikaa vastailla kysymyksiisi. Huonoon kommunikaatioon voi löytyä myös muita syitä. Kuten se, ettei ole sovittu miten yrittäjä ja kirjanpitäjä toimivat keskenään.
Tärkeä lähtökohta kommunikaation parantamiseen on tiedustella kirjanpitäjältä mitkä ovat parhaat tavat olla häneen yhteydessä. Onko esimerkiksi soitto parempi kuin sähköposti? Mitkä ovat hyvät ajat soittaa? Mikäli kommunikointiin on yhteiset pelisäännöt ja noudatetaan normaalia kohteliaisuutta, niin kommunikaatiossa tuskin on suurempia haasteita. Mikäli ongelmat kuitenkin jatkuvat, on syytä miettiä uutta palveluntarjoajaa.
3) Tilitoimisto laskuttaa liikaa
Kiristyvä hintakilpailu on johtanut joissain tapauksissa ikävään lieveilmiöön: asiakkailta laskutetaan enemmän kuin pitäisi. Kun pohjahinnat ovat liian matalalla, pitää tilitoimiston keksiä joka kuukausi lisää tekemistä, että laskutusmäärät saadaan tavoitteisiin.
Valitettavan usein kuitenkin kuulee yrittäjien saavan tilitoimistoltaan pitkiä laskuja lukemattomilla riveillä. Jokainen sähköpostin lukeminen, kuittien kysely ja kirjanpidollinen kikkailu on kirjattu omaksi rivikseen laskussa ja veloitettu tuntihinnan mukaisesti. Tällöin asiakkaan on jälkikäteenkin haastavaa arvioida mistä kaikesta häntä veloitetaan.
Eräänä tosielämän esimerkkinä voin kertoa tilitoimistosta, joka teki asiakkaalleen “normaalina kirjanpitotyönä” puhelinlaskujen jaksottamisen kuukausittain vuoden ajalle. Tästä ei ollut asiakkaalle mitään hyötyä, mutta kirjanpitoa ymmärtämättömänä hän ei osannut myöskään asiaa ihmetellä. Veloitetun turhan tuntityön lisäksi jaksotus synnytti ohjelmistokuluja ylimääräisten tositteiden muodossa.
Hyvät tilitoimistot huomioivat kuukausihinnoittelussaan, että jokaisen yrittäjän on joskus oltava yhteydessä kirjanpitäjäänsä ja että jokaisen asiakkaan kanssa syntyy pieniä poikkeamia työmäärissä. Tällöin tilitoimisto laskee arvioidun keskimääräisen työmäärän ja hinnoittelee kuukausipaketin sen mukaan, eikä tarvetta ylimääräiselle laskutukselle ole.
4) Tilitoimistolla ei ole liiketoimintaosaamista
Kun kommunikaatio kirjanpitäjän kanssa ei pelaa tai laskut tuntuvat liian suurilta, on helppo kokea tyytymättömyyttä tilitoimistoon. Kaikki ongelmat tilitoimiston kanssa eivät ole kuitenkaan niin ilmiselviä. Tilitoimisto voi tehdä kaiken näennäisesti hyvin, mutta aiheuttaa silti asiakkaalleen tarpeettomia kustannuksia. Esimerkiksi tilinpäätöstä tehdessä on tärkeää omata erityistä liiketoimintaosaamista ja verokiemuroiden tuntemista, muuten voi joutua maksamaan liikaa veroja. Hyvä tilitoimisto osaa katsoa kokonaiskuvaa ja esimerkiksi huomioida myös yrittäjän henkilökohtaisen verotuksen hoitaessaan kirjanpitoa.
Mikäli haluat tilitoimiston, joka opettelee tuntemaan sinut ja tarpeesi, ota yhteyttä.
Select Financial Services on tilitoimisto Helsingissä. Toimistomme sijaitsee Ateneumin vieressä, mutta tarjoamme sähköisiä tilitoimistopalveluita ja kirjanpitoa digitaalisten työkalujen avulla ympäri Suomen. Meiltä saat lakisääteisen kirjanpidon lisäksi tukea kaikkiin liiketoimintatilanteisiin. Select avaa blogissaan kirjanpidon ja sähköisen taloushallinnon käytäntöjä sekä prosesseja.
