Viime aikoina tilitoimistokentällä on ollut vahva trendi kuukausimaksullisten kirjanpitopakettien tarjoamisesta. Mainokset huutavat toinen toistaan pienempiä hintoja, ja usein tuntuukin siltä, että kuukausipakettien hinnat yritetään saattaa mahdollisimman alhaisiksi keinolla millä hyvänsä. Mutta onko yrittäjälle hyvä strategia kilpailuttaa tilitoimistoja kuukausihinnan perusteella? Onko “halpa” tilitoimisto “edullinen”?
Mieti seuraavat seikat läpi kilpailuttaessasi tilitoimistoja:
1) Valitse sinulle sopiva hinnoittelumalli
2) Selvitä mitä kaikkea hinnoittelu pitää sisällään
3) Muista etteivät tuntihinnat ole vertailukelpoisia
4) Huomioi myös ohjelmistokulut
5) Muista ettei hinta ole tärkein valintakriteeri
1) Valitse sinulle sopiva hinnoittelumalli
Useimmat tilitoimistot hinnoittelevat työnsä aika- tai tositeperusteisesti. Tositeperusteella hinta muodostuu siitä, kuinka monta erilaista tositetta kuukausittaiseen kirjanpitoosi kuuluu. Aikaperusteella veloittavat jakautuvat useimmiten tunti- ja kuukausihinnoittelijoihin.
Tositeperusteisen hinnoittelun pohjalta yrittäjän on helppo arvioida etukäteen kuinka suuret hänen kuukausittaiset kirjanpitokulunsa ovat. Silloin hänen on kuitenkin tärkeää kysyä tilitoimistolta mitä mahdollisia lisäkustannuksia tositehinnoittelun päälle voi syntyä, esimerkiksi yhteydenotoista kirjanpitäjään.
Tuntiperusteisessa hinnoittelussa yrittäjän haaste on, ettei hän välttämättä hahmota kuinka paljon aikaa hänen kirjanpitonsa vie. Siksi myös kirjanpitokulujen arviointi etukäteen on haastavaa, eikä potentiaalinen kirjanpitäjäkään todennäköisesti pysty antamaan luotettavaa arviota kuukausikustannuksista. Muuten he voisivat tarjota suoraan kuukausihinnoittelua.
Kiinteä kuukausihinnoittelu on usein yrittäjän kannalta selkein tapa hahmottaa hänelle oikeasti syntyvät kuukausikulut. Mikäli kuukausihinnoitteluun on laskettu mukaan myös vuodenlopputoimenpiteet, pystyy yrittäjä arvioimaan koko vuoden kirjanpitokulut luotettavasti. Tällöin kannattaa kuitenkin huomioida, että usein kasvava liiketoiminta nostaa myös kuukausikulua tietyin väliajoin. On myös erittäin tärkeää selvittää tilitoimiston kanssa mitä kaikkea hinta käsittää.
2) Mitä kaikkea hintaan kuuluu?
Tuntiperusteisessa hinnoittelussa kannattaa kysyä tilitoimistolta, mikä kaikki käynnistää mittarin ja mikä on minimiveloitus. Pahimmassa tapauksessa se, että kirjanpitäjä saa sinulta luettavakseen viiden minuutin mailin, johtaa viidentoista minuutin tuntiveloitukseen. Hyvällä tilitoimistolla on hinnoittelu ja prosessit mallillaan, jolloin kelloa ei tarvitse käynnistää jokaisesta yhteydenotosta.
Kuukausihintaisessa palvelussa kannattaa olla hyvin perillä siitä, mitä kaikkea palvelu pitää sisällään. Esimerkiksi kannattaa selvittää kuuluvatko vuodenlopputoimenpiteet kuukausihinnoitteluun, tai onko kuukausipaketissa esimerkiksi jotain tositerajoitteita, jonka jälkeen hinta nousee. Olennaista on myös selvittää muut mahdolliset kuukausihinnan päälle syntyvät kulut.
Tositeperusteinen hinnoittelu on kohtuullisen selkeä: maksat listahinnan sen perusteella kuinka monta tositetta kirjanpitoosi kuuluu. Tilitoimiston palvelut eivät kuitenkaan usein rajoitu pelkästään kuittien konemaiseen tiliöintiin. Siksi on hyvä varmistaa, ettei kirjanpitoon liitty piilotettuja kuluja, ja mitä lisäpalvelut maksavat: esimerkiksi jos tulee tarve kysyä jotain kirjanpitoon liittyvää tai pyytää konkreettista liiketoimintakonsultointia.
3) Tuntihintoja ei kannata vertailla
Edes tuntihintojen vertailu ei ole yksiselitteistä: eri tilitoimistot voivat käyttää samaan työtehtävään eri määrän aikaa. Esimerkiksi perinteisessä paperisessa kirjanpitoprosessissa voi kulua helposti tuplamäärä aikaa suhteessa hyvin toteutettuun sähköiseen kirjanpitoprosessiin. Kuvitteellisena esimerkkinä:
Perinteinen paperikirjanpitäjä veloittaa 50€ / h ja käyttää yhden kuukauden tositteiden tiliöintiin ja alv-ilmoituksen tekoon kaksi tuntia, jolloin veloitus on 100€. Sähköistä taloushallintoa hyödyttäntävällä kirjanpitäjällä on kalliimpi tuntiveloitus 80€ / h, mutta hän myös suoriutuu samoista työtehtävistä tunnissa, jolloin veloitus on vähemmän kuin tuntihinnaltaan halvemmalla paperikirjanpitäjällä (Perinteinen kirjanpitäjä 2 x 50€ = 100€ & Digitaalinen kirjanpitäjä 1 x 80€ = 80€). Älä siis vertaile pelkkiä tuntihintoja, vaan yritä selvittää tilitoimiston kanssa luotettava arvio kuukausikustannuksista.
4) Huomioi myös ohjelmistokulut
Kirjanpitoa ei enää useimmiten tehdä mappirivien välissä ruutupaperiin rustaten, vaan yhteistyö yrittäjän ja tilitoimiston välillä tapahtuu erilaisilla digitaalisilla työkaluilla. Yleensä nämä työkalut ovat maksullisia, eivätkä ne usein sisälly tilitoimiston veloittamaan kuukausihintaan vaan ne maksetaan suoraan ohjelmiston tuottajalle. Siksi on tärkeää pyytää tilitoimistoltasi arvio myös kirjanpitoon vaadittavien ohjelmistojen kuluista.
On olemassa myös ilmaisia ohjelmistoja kuittien tallentamiseen kirjanpidon tekemiseen, mutta niiden laatu ei vastaa maksullisia ohjelmistoja. Taloushallinto ja kirjanpito ovat liiketoiminnan kannalta sen verran tärkeitä asioita, että laadusta ja luotettavuudesta kannattaa maksaa. Maksullisten ohjelmistojen käytettävyys on myös huomattavasti parempi, mikä taas säästää aikaa. Yrittäjälle aika on rahaan verrattava resurssi.
5) Muista ettei hinta ole tärkein valintakriteeri
Halpa hinta on useimmille yrittäjille tärkeä seikka: kukaan ei halua maksaa turhasta. Usein kannattaa kuitenkin miettiä, ettei vahingossa säästä väärässä paikassa. Huonosti tehty kirjanpito voi tulla jälkikäteen paljon kalliimmaksi, kuin kalleimmankaan tilitoimiston kuukausiveloitus.
Huonosti tehdyt kirjaukset voivat johtaa esimerkiksi siihen, että päädyt maksamaan liian paljon veroja. Viranomaiset myös antavat myöhässä tehdyistä ilmoituksista sanktioita ja veloittavat korkoja myöhässä tehdyistä maksuista.
Virheet kirjanpidossa maksavat ja erityisesti huono kirjanpito voi nousta ongelmaksi, kun lähdetään kasvattamaan liiketoimintaa. Tuloslaskelma ja tase ovat avainasemassa aina kun haetaan rahoitusta. Oli hakusessa sitten yrityslaina tai sijoittaja. Myös yrityskauppojen ja uusien osakkaiden yhteydessä on olennaista, että yrityksen kirjanpito näyttää oikealta. Joissain tapauksissa myös asiakkaat ja muut yhteistyökumppanit voivat haluta tarkistaa yrityksen kirjanpidon.
Kirjanpidon laatu ei siis rajoitu virheettömyyteen, vaan hyvä kirjanpito voi olla myös etu, jos liiketoimintaa haluaa kasvattaa tulevaisuudessa.
Lopuksi
Lopuksi voin antaa henkilökohtaisen suositukseni: valitse sinulle sopivin tilitoimisto. Tärkein valintakriteeri tilitoimistolle on, että he pystyvät täyttämään kaikki liiketoimintasi taloushallintotarpeet. Melkein yhtä tärkeää on, että yhteinen prosessinne ja henkilökemiat pelaavat yhteen, koska useille yrityksille tilitoimisto on yksi pitkäaikaisimpia yhteistyökumppaneita.
Hinnoittelun suhteen voin suositella valitsemaan tilitoimiston, jolla on kiinteä kuukausihinnoittelu. Näin tiedät kuinka paljon kirjanpitokulusi ovat, eikä sinulta veloiteta liikaa. Pyydä, että tilinpäätöksesi hinta jyvitetään kuukausihintaan, jolloin vuoden lopussa ei tule suurta kertasummaa maksettavaksi.
Ennen asiakassuhteen alkua tapaa potentiaalisen tilitoimiston edustajat ja käykää yhdessä kirjanpitoprosessi läpi. Näin tiedät, että yhteinen prosessinne toimii ja yhteistyö pelaa. Samalla on helppoa käydä läpi millaisista tilanteista voisi syntyä lisäkuluja kuukausihinnan päälle.
Pyydä tilitoimistoltasi arvio taloushallinnon ohjelmistokustannuksista. He ovat ammattilaisia ja osaavat arvioida summan sinua paremmin. Muista huomioida myös nämä kustannukset, kun mietit taloushallintokulujasi.
Yhteenvetona voisin sanoa: älä katso pelkästään kirjanpidon hintaa, vaan kokonaisuutta.
Kirjoittaja on Select Financial Services:in liiketoimintakonsultti Arttu Talvitie. Select on tilitoimisto Helsingissä, mutta tarjoamme tilitoimistopalveluita ja kirjanpitoa digitaalisten työkalujen avulla ympäri Suomen. Olemme asiakkaidemme kokonaisvaltainen taloushallinnon kumppani. Kirjanpidon lisäksi saat meiltä tukea kaikkiin liiketoimintatilanteisiin aina verotuksesta hallintoon. Tunnemme yrittäjän arjen ja autamme niin ala- kuin ylämäissä.
