Opastusta kirjanpitoonPalvelutProcountorYrittäjävinkit

Kirjanpidon aloittaminen Selectin kanssa procountor-asiakkaana

Mahtavaa, että olet päättänyt aloittaa yhteistyökumppanuuden Selectin kanssa! Tässä oppaassa kerromme mitkä toimenpiteet pitää hoitaa, että saamme kirjanpitosi kulkemaan Procountor-järjestelmässä. Mikäli käytät Holvia tai muita sähköisen taloushallinnon työkaluja, konsultoi kirjanpitäjääsi ja pyydä toinen ohjepaketti.

Tämän oppaan kappaleet eivät etene kronologisessa järjestyksessä, vaan ne ovat jäsennelty aiheittain. Siksi monet kohdista menevät aikataulullisesti limittäin (esimerkiksi Procountor-ympäristön avaaminen ja kirjanpidon siirtäminen vanhalta tilitoimistolta). Kannattaa aloittaa toimenpiteiden hoitaminen tunnin-kahden rykäisyllä, jossa käyt läpi ainakin oppaan kohdat 1-4. Usein eri osiot vaativat niihin palaamista myöhemmin (erityisesti siirtäessä kirjanpitoa edelliseltä tilitoimistolta .Käsittelemme tässä oppaassa seuraavat asiakassuhteen alkuun liittyvät askelmat:

1) Selectin sopimuksen allekirjoittaminen
2) Tarvittavien luvituksien antaminen: Katso-tunnukset
3) Procountor -ympäristön avaaminen
4) Kirjanpidon siirtäminen vanhalta tilitoimistolta.
5) Uuden kirjanpidon aloittaminen
6) Palkkojen maksu

OPPAAN SISÄLLYSLUETTELO:

1) Selectin sopimuksen allekirjoittaminen

1.1) Allekirjoita elektronisesti saamasi toimeksiantosopimus. Saat linkin maililla tai tekstiviestillä.
1.2) Tarkista erityisesti “Liite 1: Hinnasto & Palvelut”, joissa kuukausihinta ja työmäärä kuvataan.
1.3) Kaikki muut osat sopimuksesta ovat perusmuotoiset kaikille asiakkaillemme.

2) Katso-luvituksien antaminen

2.1) Katso-tunnuksien luominen
2.2) Katso luvituksen antaminen
2.2.1) Kirjaudu palveluun osoitteessa: https://yritys.tunnistus.fi/
2.2.2) Vasemmasta palkista löydät kohdan “Uusi valtuutus”, klikkaa sitä.
2.2.3) Pääset näkymään, jossa on kaikki eri yritykset joihin sinulla on valtuudet. Kirjoita oikean yrityksen alle 4×4 merkkinen salasanasi, jonka olet luonut kyseistä organisaatiota varten.
2.2.4) Valitse seuraavassa näkymässä tekstin yläpuolelta linkki “Yksittäinen valtuutus -toiminto”
2.2.5) Täytä tiedot: myöntäjä kohtaan oman organisaatiosi nimi, yrityksen työntekijä -kohdan voit jättää avoimmeksi. Tärkeintä on täyttää kohta ‘valtuutus organisaatiolle”, mihin täytät Selectin tiedot: Select Financial Services Oy / y-tunnus 2921254-1.
2.2.6) Roolit kohdassa kilkkaa alasvetovalikosta lisää: “Vero – Kaikki”
2.2.7) Roolit kohdassa kilkkaa alasvetovalikosta lisää: “Kela – Kaikki”
2.2.8) Roolit kohdassa kilkkaa alasvetovalikosta lisää: “Työttömyysvakuutusrahasto – Kaikki”
2.2.9) Lopuksi paina lomakkeen alalaidasta nappia “myönnä”

3) Procountor-ympäristön avaaminen

3.1) Procountor -tilauksen tekeminen
3.2) Pankkiyhteysvaltuutus Procountoriin
3.3) Procountoriin kirjautuminen
3.4) Kirjanpitoaineiston toimittaminen Procountoriin
3.5) Procountor Kuitit -applikaation käyttäminen

4) Kirjanpidon siirtäminen vanhalta tilitoimistolta.

4.1) Irtisanoutumisen ja uuden sopimuksen aloituspäivämäärät.
4.2) Uusien laskutustietojen antaminen tavaran toimittajille
4.3) Viimeisimmän valmiin kirjanpitoajon pyytäminen entiseltä tilitoimistolta
4.4) Kirjanpitoaineiston pyytäminen entiseltä tilitoimistolta
4.5) Kirjanpitoaineiston pyytäminen uudestaan entiseltä tilitoimistolta

5) Uuden kirjanpidon aloittaminen

5.1) Onko kaikki valmiina?
5.2) Tarkista kirjanpitäjältäsi prosessi laskujen hyväksymiseen ja maksamiseen
5.3) Muista käyttää Procountor-kuitit applikaatiota reaaliaikaisesti
5.4) Myyntien kirjaaminen Procountoriin
5.5) Kommunikaatio kirjanpitäjän kanssa

6) Palkkojen maksu

6.1) Palkkojen maksuun tarvittavat tiedot
5.1.1) Jokaisen työntekijän nimi, osoite, sähköposti, puhelinnumero, tilinumero ja työsuhteen aloituspäivämäärä.
5.1.2) Jokaisen työntekijän voimassa oleva työsopimus
5.1.3) Jokaisen työntekijän sen hetkinen lomasaldo
5.1.4) Jokaisen työntekijän sen hetkinen tuntipankin saldo
6.2) Käy palkkojenmaksuprosessi läpi kirjanpitäjäsi kanssa
5.2.1) Mikä on sovittu palkkapäivä?
5.2.2) Millä perusteella työntekijöiden palkat maksetaan? (esim. tuntikirjausjärjestelmä).
5.2.3) Kuka pitää huolta lomasaldosta ja tuntipankista?




1) Selectin sopimuksen allekirjoittaminen

Kun olette päättäneet aloittaa yhteistyön Selectin kanssa, niin saatte sähköpostitse tai tekstiviestitse linkin allekirjoittamaan toimeksiantosopimuksen Selectin kanssa. Allekirjoitus on helppo tehdä elektronisesti joko koneella tai älypuhelimella. Kaikissa tapauksissa emme tarvitse allekirjoittamista varten vahvaa tunnistautumista, mutta varaa varmuuden vuoksi henkilökohtaiset pankkitunnukset tunnistautumiseen.

Selectin sopimuksesta olennaisin kohta läpikäytäväväksi on “Liite 1: Hinnasto & Palvelut”, jossa määritellään kuukausihinta ja sovittu työmäärä. Kaikki muut osuudet sopimuksesta ovat perusmuotoiset kaikille asiakkaillemme.

Varsinainen toimeksiantosopimus on yhdenmukainen kaikille asiakkaillemme. Kuten myös “Liite2: Sopimus Henkilötietojen käsittelystä”, joka määrittelee tämän hetkisen GDPR-asetuksien mukaiset vaatimukset henkilötietojen käsittelylle. Liitteessä 3 on kirjoitettu auki Taloushallintoliiton yleiset sopimusohjeet, joita noudatamme kaikkien asiakkaidemme kanssa. Kun olet allekirjoittanut sopimuksen elektronisesti, on asiakassuhde Select Financial Services:in kanssa alkanut.

1.1) Allekirjoita elektronisesti saamasi toimeksiantosopimus. Saat linkin joko sähköpostilla tai tekstiviestillä.
1.2) Tarkista erityisesti “Liite 1: Hinnasto & Palvelut”, joissa kuukausihinta ja työmäärä kuvataan.
1. 3) Kaikki muut osat sopimuksesta ovat perusmuotoiset kaikille asiakkaillemme.


2) Katso-luvituksien antaminen

Jotta voimme hoitaa puolestasi asioita viranomaisten kanssa, pitää meillä olla tarvittavat luvitukset kunnossa. Olennaisin näistä luvituksista on Katso-tunnisteen luvitukset. Katso-tunnisteella voit tunnistautua yrityksen edustajana viranomaisten sähköisiin palveluihin. Yritysten lisäksi Katso-tunnistetta voivat käyttää yhtymät, julkiset organisaatiot (esimerkiksi kunnat) ja kuolinpesät. Katso-tunnisteen avulla voit myös valtuuttaa asianhoitajan, esimerkiksi tilitoimiston, asioimaan puolestasi. Katso-tunniste sisältää käyttäjätunnuksen, salasanan ja kertakäyttösalasan. Tunniste on maksuton.

Katso-palvelussa voit hallinnoida Katso-tunnistettasi, esimerkiksi vaihtaa salasanan tai tulostaa salasanalistan. Pääkäyttäjänä voit myös muodostaa työntekijöillesi Katso-alitunnisteita ja hallinnoida niitä. Katso-palvelussa voit myöntää ja vastaanottaa valtuutuksia.

2.1) Katso-tunnuksien luominen
Mikäli hoidat yrityksesi asioita internetin kautta, sinulla on todennäköisesti Katso-tunnukset, joilla voit esimerkiksi kirjautua Omaveroon. Mikäli sinulla ei ole vielä niitä, voit luoda sellaiset Katso-palvelussa. Tarvitset tunnuksien luomiseen nimenkirjoitusoikeuden ja henkilökohtaiset pankkitunnukset. Lue lisää tunnuksien perustamisesta täältä. Katso-tunnukset ovat poistumassa tulevaisuudessa Suomi.fi-tunnuksien tieltä, mutta toistaiseksi niitä tarvitaan vielä.

2.2) Katso luvituksen antaminen
2.2.1) Kirjaudu palveluun osoitteessa: https://yritys.tunnistus.fi/
2.2.2) Vasemmasta palkista löydät kohdan “Uusi valtuutus”, klikkaa sitä.
2.2.3) Pääset näkymään, jossa on kaikki eri yritykset joihin sinulla on valtuudet. Kirjoita oikean yrityksen alle 4×4 merkkinen salasanasi, jonka olet luonut kyseistä organisaatiota varten.
2.2.4) Valitse seuraavassa näkymässä tekstin yläpuolelta linkki “Yksittäinen valtuutus -toiminto”
2.2.5) Täytä tiedot: myöntäjä kohtaan oman organisaatiosi nimi, yrityksen työntekijä -kohdan voit jättää avoimmeksi. Tärkeintä on täyttää kohta ‘valtuutus organisaatiolle”, mihin täytät Selectin tiedot: Select Financial Services Oy / y-tunnus 2921254-1.
2.2.6) Roolit kohdassa kilkkaa alasvetovalikosta lisää: “Vero – Kaikki”
2.2.7) Roolit kohdassa kilkkaa alasvetovalikosta lisää: “Kela – Kaikki”
2.2.8) Roolit kohdassa kilkkaa alasvetovalikosta lisää: “Työttämyysvakuutus – Kaikki”
2.2.9) Lopuksi paina lomakkeen alalaidasta nappia “myönnä”

3) Procountor-ympäristön avaaminen

Suosittelemme useimmille asiakkaistamme sähköistä taloushallinto-ohjelmistoa Procountoria.

3.1) Procountor -tilauksen tekeminen
Procountor on netissä täysin pilvipalveluna toimiva taloushallinto-ohjelmisto, jonka voit tilata tämän linkin takaa: https://finago.com/fi/tarjouslaskuri/?accept=true&direct=true Mikäli linkki ei toimi, voit mennä Procountorin taustalla olevan yrityksen Finagon sivuille ja etsiä sivun alapalkista kohdan “tilaa Procountor”.

Tilauksen tekemiseen tarvitset yrityksen nimenkirjoitusoikeuden ja verkkopankkitunnukset. Ennen kuin teet tilauksen, sovi kirjanpitäjäsi kanssa mikä tuoteversio, lisäpalvelut ja laskutus Procountoriin tilataan. Kun teet tilausta, niin täytä “Tilitoimisto” -kohtaan Selectin tiedot: Select Financial Services, Y-tunnus 2921254-1, Tim Matikainen & tim@selectfinancial.fi. Ellet ole muuta sopinut kirjanpitäjäsi kanssa, valitse että tuotantokäytön aloitus on “heti” ja käytöstä laskutetaan “asiakasta”.

3.2) Pankkiyhteysvaltuutus Procountoriin
Jotta saamme kaikki Procountorin toiminallisuudet käyttöön, pitää se yhdistää yrityksesi pankkitileihin. Silloin saamme tiliotteet päivittäin automaattisesti Procountoriin, eikä sinun tarvitse toimittaa niitä erikseen. Sen lisäksi laskujen maksaminen onnistuu suoraan Procountorista (oikeastaan sinun ei tarvitse enää käyttää pankkitiliä ollenkaan). Voit lukea lisää Procountorin sivuilta, mutta Selectin asiakkaana sinun ei tarvitse täyttää lomaketta itse. Odotat vain, että kirjanpitäjäsi lähettää sinulle pankkiyhteysvaltuutuksen allekirjoitettavaksi sähköisesti.

3.3) Procountoriin kirjautuminen
Kun olet tilannut Procountorin, niin menee maksimissaan pari arkipäivää ennen kuin Select pääsee rakentamaan sinulle taloushallintoympäristön järjestelmään. Ennen tätä toimitat kirjanpitäjälle tiedot keillä pitää olla pääsy ympäristöön ja mitä he siellä tekevät (yleisimmät ovat myyntilaskujen lähetys, ostolaskujen hyväksyminen ja Kuitit -applikaation käyttäminen). Kaikille käyttäjille luodaan oikeilla asetuksilla Procountor-tunnukset, joilla he pääsevät sisään järjestelmään. He näkevät järjestelmässä vain ne asiat, jotka olette erikseen sopineet kirjanpitäjäsi kanssa.

Kun Select on luonut käyttäjätunnukset, saa jokainen käyttäjä tekstiviestillä puhelimeensa salasanan, jota käytetään ensimmäisellä kirjautumiskerralla. Kun käyttäjä on saanut salasanan tekstiviestillä, hän pääsee lataamaan puhelimeensa Finago Avain -applikaation, joka toimii jatkossa varmennusapplikaationa aina kun kirjautuu Procountorin järjestelmiin. Finago Avain löytyy iPhonen ja Androidin applikaatiokaupoista ilmaiseksi. Applikaation valmistaja on Meontrust Inc ja Finago on yritys Procountorin taustalla. Varmista, että lataat oikean applikaation.Finago Avainta käytetään vahvaan tunnistautumiseen jokaisella sisäänkirjautumiskerralla Procountorissa.

3.4) Kirjanpitoaineiston toimittaminen Procountoriin
Kirjanpitoaineisto koostuu tiliotteesta, osto- ja myyntilaskuista, korttikuiteista, myyntijärjestelmän raporteista sekä muista tositteista. Kaikki kirjanpitoaineisto saadaan toimitettua sähköisesti Procountoriin. Voit lukea tästä oppaasta tarkemmin kirjapitoaineiston toimittamisesta Procountoriin.

3.5) Procountor Kuitit -applikaation käyttäminen
On erittäin tärkeää saada kuitit mahdollisimman pian ladattua Procountoriin, koska mikäli kuittia ei voida kirjata kirjanpitoon arvonlisäveroilmoitusta varten, ei kyseistä kulusta voida vähentää arvonlisäveroa. Kuitit ovat siis rahanarvoista tavaraa. Siksi suosittelemme lataamaan kuitin kirjanpitoa varten saman tien kuin saatte sen tai viimeistään seuraavan kuun 10. päivä mennessä. Muussa tapauksessa alv-hyöty menetetään. Lue tästä oppaasta miten lataat ja käytät Procountorin Kuitit applikaatiota.

4) Kirjanpidon siirtäminen vanhalta tilitoimistolta.

4.1) Irtisanoutumisen ja uuden sopimuksen aloituspäivämäärät.
Ensimmäinen askel kirjanpidon siirtämiseksi vanhalta tilitoimistolta on selvittää, mitkä ovat irtisanoutumisperusteet jo olemassa olevan tilitoimiston kanssa: mikäli sinulla on esimerkiksi kiinteä kuukausimaksu ja kolmen kuukauden irtisanomisaika, ei sinun kannata siirtää kirjanpitoasi ennen kuin irtisanoutumisaika on päättynyt. Kun olet selvittänyt ja kommunikoinut uuden ja vanhan tilitoimiston kanssa mikä on hyvä päivä siirtää kirjanpito, voit siirtyä seuraavaan askeleeseen.

4.2) Uusien laskutustietojen antaminen tavaran toimittajille
Kun vaihdat tilitoimistoa, laskutustietosi todennäköisesti muuttuvat. Kun aloitat Selectillä Procountorin täysasiakkaana saat uudet laskutustiedot paperilaskuille, sähköpostilaskuille ja e-laskuille, jolloin saat kaikki laskut suoraan sähköiseen ympäristöön. Saat uudet laskutustiedot noin viikon sisään suoritettuasi kohdan 2.1 (Procountor-sopimuksen allekirjoittaminen). Toimita nämä laskutustiedot kaikille tavarantoimittajillesi. Voit yrittää pyytää entiseltä kirjanpitäjältäsi listan tavarantoimittajista, mikä helpottaa kontaktointia.

4.3) Viimeisimmän valmiin kirjanpitoajon pyytäminen entiseltä tilitoimistolta
Pyydä entiseltä kirjanpitäjältäsi Tulos ja Tase viimeiseltä suljetulta arvonlisäverokaudelta. Arvonlisäverot ilmoitetaan ja maksetaan yli kuukausi raportointikuukauden jälkeen, eli kirjanpitoa ei tehdä reaaliaikaisesti vaan hieman jäljessä. Siksi voit olettaa kirjanpidon olevan tehtynä siirtoa edeltävää kuukautta edeltävän kuun loppuun saakka.

4.4) Kirjanpitoaineiston pyytäminen entiseltä tilitoimistolta
Kun pyydät viimeisimmän Tuloksen ja Taseen, pyydä samalla kirjanpitäjältäsi kaikki sinulle kuuluva kirjanpitoaineisto. Eli tositteet (laskut, kuitit yms.) joita ei ole vielä lyöty kirjanpitoon. Pyydä kirjanpitäjääsi lähettämään hänelle mahdollisesti saapuva kirjanpitoaineisto myös jälkikäteen. Kun saat kirjanpitoaineston, varmista että olet lähettänyt kaikille yhteistyökumppaneillesi uudet laskutustiedot.

4.5) Kirjanpitoaineiston pyytäminen uudestaan entiseltä tilitoimistolta
Koska osa laskuista ja kirjanpitomateriaalista liikkuu hitaasti, on hyvä kysyä entiseltä tilitoimistolta uudemman kerran loppuja kirjanpitomateriaaleja. Tämä on hyvä tehdä pari-kolme viikkoa siirtymän jälkeen. Mikäli uutta kirjanpitoaineistoa löytyy, niin muista lähettää myös näille yhteistyökumppaneillesi uudet laskutustiedot.

5) Uuden kirjanpidon aloittaminen

5.1) Onko kaikki valmiina?
Tarkista, että olet antanut tarvittavat luvitukset: katso-tunnukset. Tarkista, että olet tehnyt tarvittavat sopimukset: Select Financial Services & Procountor. Oletko lähettänyt kaikille uudet laskutustiedot ja ottanut Procountor-kuitit applikaation käyttöön kaikille sitä tarvitseville? Mikäli kaikki on tehty, on Select avannut sinulle Procountor-ympäristön ja kaikki kirjanpitoaineisto saadaan suoraan sinne.

5.2) Tarkista kirjanpitäjältäsi prosessi laskujen hyväksymiseen ja maksamiseen
Käy kirjanpitäjäsi kanssa läpi laskutusprosessi: kuka tarkastaa laskut, kuka hyväksyy laskut ja kuka maksaa laskut? Kuinka usein nämä tehtävät tehdään? Useimmissa tapauksissa kirjanpitäjä tarkistaa laskut ja yrittäjä hyväksyy laskut, minkä jälkeen kirjanpitäjä taas voi laittaa laskun maksuun. Useimmiten tämä riittää kerran viikossa.

5.3) Muista käyttää Procountor-kuitit applikaatiota reaaliaikaisesti
On erittäin tärkeää saada kuitit mahdollisimman pian ladattua Procountoriin, koska mikäli kuittia ei voida kirjata kirjanpitoon arvonlisäveroilmoitusta varten, ei kyseistä kulusta voida vähentää arvonlisäveroa. Kuitit ovat siis rahanarvoista tavaraa. Siksi suosittelemme lataamaan kuitin kirjanpitoa varten saman tien kuin saatte sen tai viimeistään seuraavan kuun 10. päivä mennessä. Muussa tapauksessa alv-hyöty menetetään.

5.4) Myyntien kirjaaminen Procountoriin
On tärkeää, ettet enää käytä muita laskutusjärjestelmiä kuin Procountorin laskujenlähetystä. Näin vältymme inhimillisiltä virheiltä. Mikäli sinulla on käytössäsi laskutuksen lisäksi joku toinen myyntijärjestelmä, kuten kassajärjestelmä tai verkkokauppa, pidä huoli että myyntien kirjaamista varten kirjanpitäjälläsi on pääsy näiden järjestelmien raportteihin. Voit joko antaa kirjanpitäjällesi tunnukset järjestelmiin tai lähettää raportit kerran kuussa sovittuna päivänä.

5.5) Kommunikaatio kirjanpitäjän kanssa
Kun olet aloittanut Selectillä asiakkaana, olet saanut henkilökohtaisen kirjanpitäjän, joka tekee päivittäistä kirjanpitoasi. Voit ottaa häneen yhteyttä mikäli sinua askarruttaa joku asia. Hinnoitteluumme sisältyy oletus siitä, että varsinkin asiakassuhteen aluksi yrittäjällä voi olla enemmän kysymyksiä kirjanpidosta ja yhteisestä prosessista tilitoimiston kanssa. Eli emme käynnistä tuntihinnoittelua heti jos otat meihin yhteyttä. Varsinainen liiketoimintakonsultaatio on erikseen. Suosittelemme ensisijaiseksi yhteydenottokanavaksi sähköpostia mikäli asialla ei ole akuutti kiire.

6) Palkkojen maksu

6.1) Palkkojen maksuun tarvittavat tiedot
Voidaksemme maksaa työntekijöille palkat tarvitsemme seuraavat tiedot:
5.1.1) Jokaisen työntekijän nimi, osoite, sähköposti, puhelinnumero, tilinumero ja työsuhteen aloituspäivämäärä.
5.1.2) Jokaisen työntekijän voimassa oleva työsopimus
5.1.3) Jokaisen työntekijän sen hetkinen lomasaldo
5.1.4) Jokaisen työntekijän sen hetkinen tuntipankin saldo

6.2) Käy palkkojenmaksuprosessi läpi kirjanpitäjäsi kanssa
Palkkojen maksu on monimutkainen prosessi, johon sisältyy palkan laskemisen, viranomaisilmoituksien ja kirjanpitovientien lisäksi myös vastuu palkkausperusteiden valvomisesta, kuten esimerkiksi tuntikirjausjärjestelmän ylläpidosta. Olethan sopinut kirjanpitäjäsi kanssa kuka on vastuussa mistäkin?
5.2.1) Mikä on sovittu palkkapäivä?
5.2.2) Millä perusteella työntekijöiden palkat maksetaan? (esim. tuntikirjausjärjestelmä).
5.2.3) Kuka pitää huolta lomasaldosta ja tuntipankista?