HolviProcountorSähköinen Taloushallinto

5 syytä miksi sähköinen taloushallinto säästää aikaa

Select on digitaalinen tilitoimisto sekä kasvu- ja asiantuntijayrittäjän kokonaisvaltainen taloushallinnon kumppani. Toimistomme sijaitsee Helsingin ydinkeskustassa, mutta palvelemme sähköisten työkalujen avulla asiakkaita myös muualta Suomesta. Tässä blogipostissa kerromme mitä sähköinen taloushallinto on ja miten se voi säästää pienyrittäjän aikaa.

Ennen kaikki oli paremmin.

Välillä on hienoa muistella vanhoja aikoja ja perinteistä yrittäjän elämää. Kahvi tuoksui ja nahkaiset lompakot pursusivat kuitteja niin, ettei seteleistä väliä. Toimistojen seiniä koristivat hyllyt, jotka notkuivat mappien painosta ja printteri hyrisi idyllisesti taustalla. Tunnelman rikkoo vain satunnainen silppurin parahdus… tässä vaiheessa nuorempi lukija miettii onko vahingossa avannut tilitoimisto-blogin sijasta uuden fantasia-kirjan: “Mitä ovat mapit ja mikä pahuus piilee silppurissa” – miettii hämmentynyt lukija.

Oikeastaan printteri ja lippulappuset ovat tuttuja myös monille nuorille yrittäjille, koska yllättävän monen firman taloushallintoa pyöritetään vielä paperipinojen takaa. Vanhat käytännöt muuttuvat hitaasti ja monet perinteiset tilitoimistot tukevat vanhoja prosesseja. Sähköisessä taloushallinnossa on kuitenkin paljon hyötyjä, jotka yrittäjän kannattaa ottaa käyttöönsä.

Mitä sähköinen taloushallinto on?

Sähköinen taloushallinto tarkoittaa sitä, että yrityksen rahaliikenne ja kirjanpito hoidetaan digitaalisten työkalujen avulla. Laskut tehdään laskutusohjelmassa ja maksut saadaan maksukorttien kautta tai tilisiirtona suoraan nettipankkiin. Tositteet arkistoidaan sähköisesti ja kirjanpitoraportit saadaan suoraan tietokoneelta. Mitään ei tarvitse tehdä paperisena. Jos yrittäjä saa jostain esimerkiksi paperisen tositteen, niin se on helppo siirtää sähköiseksi oikeiden digitaalisten työkalujen avulla.

Monilla on vielä se käsitys, että kirjanpitoa varten tarvitaan alkuperäinen fyysinen tosite. Tämä ei kuitenkaan pidä paikkaansa, vaan verottajan ainut vaatimus on, että tositeesta on olemassa sähköinen kopio, joka on tarvittaessa tulostettavissa. Tämä mahdollistaa sen, että esimerkiksi kuva maksukorttikuitista kelpaa tositteeksi kirjanpitoon. Siksi monissa sähköisissä taloushallinnon työkaluissa on mahdollisuus tallentaa tositteet kuvaamalla kännykkäkameralla, mikäli ne eivät ole valmiiksi sähköisessä muodossa. Me Selectillä hyödynnämme mm. Procountor -taloushallinto-ohjelmistoa ja Holvi-palvelua, joista tämä kuittien tallennusominaisuus löytyy.

Suurta osaa tositteista ei kuitenkaan tarvitse edes kuvata: sähköinen laskutusjärjestelmä tallentaa myyntilaskut automaattisesti ja ostolaskut saa kulkemaan suoraan Procountoriin verkkolaskuina. Näin laskutus pyörii kokonaan verkossa ja manuaalisen työn tuomat virheet vähentyvä minimiin.

Aikoinaan jotkut rohkeat tilasivat tv-shopista Passeli-ohjelmiston cd-romppuna ja pyörittivät sillä yrityksensä myynti- ja ostoreskontraa. Nykyään sähköisen taloushallinnon ja digitaaliset työkalut saa käyttöönsä pilvipalveluna ja yrityksen raha-asiat voi hoitaa helposti missä vain.

Kun taloushallintoa voi hoitaa mistä vain ja kaikki hoituu ilman paperia, niin yrittäjän aikaa säästyy varsinaiseen liiketoimintaan. Postituksiin ei enää tarvitse hukata aikaa, kuitteja ei tarvitse metsästää ja hankalat lippulappusavotat katoavat yrittäjän elämästä. Myös kirjanpitoon ja liiketoimintaan liittyvät tiedot ja numerot on helppo kaivaa sähköisistä järjestelmistä.

Miten sähköinen taloushallinto säästää aikaa?

1) Laskujen ja tositteiden luominen sekä lähettäminen onnistuu muutamalla klikkauksella.

2) Tositteiden ja muun kirjanpitomateriaalin arkistoiminen tapahtuu sähköisesti ja usein automaattisesti, jolloin ei tarvitse pelailla lippulappujen kanssa.

3) Voit käyttää taloushallintojärjestelmääsi mistä vain, milloin vain, etkä ole sidottu fyysiseen työpisteeseen.

4) Tarvittava tieto löytyy helposti ja ajantasaisena.

5) Automatisoinnin avulla taloushallinnon virheet vähenevät