Monille yrityksille auton hyödyntäminen on tärkeä osa liiketoimintaa. Sillä esimerkiksi matkataan asiakkaiden luokse, roudataan tavaraa tai käydään kiertämässä eri työpisteitä. Käyttötapoja on varmasti yhtä monta kuin on yrityksiäkin. Auto on toki suuri kuluerä yritykselle, mutta sen lisäksi myös mahdollisuus yrittäjälle nostaa verotonta korvausta yrityksestä. Tässä blogipostissa käsittelemme yrityksen auton hyödyntämistä kirjanpidon näkökulmasta.
Kuuluko auto yrityksen vai yrittäjän nimiin?
Toiminimillä oletuksena voidaan pitää sitä, että jos yrityksen toimintaan liittyvää ajoa on yli puolet, niin silloin auton tulisi olla yrityksen nimissä. Tällöin kaikki auton kulut sisällytetään yrityksen kirjanpitoon: autotarvikkeet, polttoaine, huollot jne. Mikäli auto on yrityksen nimissä, niin silloin tilikauden lopuksi pitäisi ajoneuvon kuluista vähentää ajopäiväkirjan mukaan yksityisajot.
Mikäli toiminimen autolla tehdään enemmän yksityisajoa, niin silloin autoa ei kuulu kirjata yrityksen nimiin vaan yksityishenkilön nimiin. Tällöin yrityksen liiketoimintaan kuuluvista ajoista voidaan tehdä kulukorvauksia esimerkiksi toteutuneita kuluja vastaan, kuten kuittaamalla bensaostoja yrityksen nimiin. Yleisin ja paras tapa on kuitenkin kilometrikorvaus, joka on veroton korvaus auton omistajalle. Se on usein suhteessa suurempi kuin auton käytöstä johtuvat kulut, joten sitä on myös hyvä käyttää verotuksen optimointiin.
Yrittäjä, joka toimii osakeyhtiömuodossa, voi ostaa auton yrityksen nimiin riippumatta yksityis- ja työajojen suhteesta. Jos taas yritys omistaa auton, niin silloin yksityisajoista syntyy auton käyttäjälle autoetu, joka huomioidaan henkilökohtaisessa tuloverotuksessa. Tällöin kaikki auton kulut voidaan kirjata yrityksen kuluiksi. Jos auton taas omistaa yksityishenkilö, voidaan hänelle maksaa kilometrikorvausta yrityksen toimintaan liittyvistä ajoista. Osakeyhtiö voi maksaa kilometrikorvausta yrittäjälle tai työntekijälle. Myös osakeyhtiön tapauksessa kilometrikorvaus maksetaan verottomana ja on merkittävän suuruinen suhteessa auton kustannuksiin.
Riippumatta yhtiömuodosta henkilöauton ostohinnasta ja siihen liittyvistä kuluista saa vähentää arvonlisäveron vain silloin, jos auto on pelkästään yrityksen käytössä, eikä sillä ajeta yhtään yksityisajoja. Verottaja on tästä erittäin tiukka ja asian suhteen kannattaakin olla tarkka. Muutamia poikkeuksiakin löytyy, kuten esimerkiksi taksitoiminta. Paketti- tai kuorma-autosta saa vähentää arvonlisäveron niiltä osin, kun auto on yrityksen käytössä. Paketti- ja kuorma-auton tapauksessa yksityisajot eivät siis sulje pois arvonlisäverovähennyksiä.
Ajopäiväkirja & kilometrikorvaukset
Toiminimen pitää pystyä tekemään erottajaa varten selkeä erittely auton käytöstä yritystoiminnassa ja yksityisajoissa. Yleensä tähän käytetään ajopäiväkirjaa, mutta mikä tahansa luotettava erittely käy. On kuitenkin tärkeä muistaa, että verotusasioissa todistustaakka on yrittäjällä ja ajopäiväkirja on vakiintunut ja toimiva konsepti. Kannattaa myös perehtyä erilaisiin GPS-ajopäiväkirjajärjestelmiin, joissa autossa oleva laite seuraa ajoja ja luo niistä automaattisesti ajopäiväkirjat. Voit kysyä lisää kirjanpitäjältäsi.
Kun auton omistaa osakeyhtiö, sen kaikki kulut voidaan maksaa yritykseltä ja vähentää kokonaisuudessaan verotuksessa. Ajopäiväkirjaa ei useimmiten tarvita mikäli auton omistaa osakeyhtiö. Siitä voi kuitenkin olla hyötyä esimerkiksi verotarkastuksen yhteydessä: mikäli autoa käytetään myös yksityisajoihin, syntyy siitä auton käyttäjälle henkilöverotusta nostava autoetu.
Usein on kuitenkin kannattavampaa, että yksityishenkilö omistaa auton ja saa yritykseltä kilometrikorvauksia. Kilometrikorvaukset ovat korkeammat kuin ajamisesta syntyvät kulut: esimerkiksi eräässä Tekniikan Maailman testissä keskikokoisen auton käyttökustannus oli noin 0,15€ kilometriltä, kun taas kilometrikorvaus on kirjoitushetkellä 0,43€ / km. Vaikka kuluihin laskee arvonalenemat ja kiinteitä kustannuksia, niin auton käyttökustannus tuskin nousee paljoakaan yli 0,23€ / km, jolloin yrittäjä tienaa 0,20€ verotonta korvausta jokaiselta ajetulta kilometriltä. Tällöin 80km / h ajava yrittäjä voi nostaa 16€ / h verotonta korvausta ajamisestaan.
Kilometrikorvauksia varten ei tarvitse pitää ajopäiväkirjaa, mutta yritysajot on silti kirjattava esimerkiksi matkalaskuun ja ne pitää pystyä perustelemaan yrityksen kuluiksi.
On tärkeää muistaa, että ajomatka työpaikan ja kodin välillä ei ole yrityksen liiketoimintaan liittyvää ajoa. Siksi onkin tärkeää ylläpitää ajopäiväkirjaa sekä huomioida mikä on yrityksen osoite ja missä on itse kirjoilla. Varsinkin jos viettää aikaa useamissa eri osoitteissa tai toimenkuvaan liittyy paljon ajamista ja tien päällä yöpymistä. Kannattaa konsultoida kirjanpitäjää, että saat varmasti kilometrikorvauksesi laskettua oikein.
Ajopäiväkirjasta tulee käydä ilmi seuraavat asiat yritysajoista:
-Jokaisen ajopäiväkirjan tulee olla tekijänsä allekirjoittama.
-ajon alkamis- ja päättymisajankohta
-ajon alkamis- ja päättymispaikka sekä tarvittaessa ajoreitti
-matkamittarin lukema ajon alkaessa ja päättyessä
-matkan pituus
-ajon tarkoitus
-auton käyttäjä
Yksityisajojen osalta:
-matkamittarin lukema ajon alkaessa ja päättyessä
-matkan pituus
Pikakooste autosta yrityksen käytössä
1) Kilometrikorvaukset ovat tällä hetkellä niin korkealla tasolla (0,43€/km), että niiden avulla on hyvä maksaa yrittäjälle tai työntekijälle verotonta korvausta. Siksi on usein järkevää, että yksityishenkilö omistaa auton ja nostaa kilometrikorvausta. Erityisesti, jos autoa käytetään joka tapauksessa yksityisajoihin.
2) Kilometrikorvauksia varten ei tarvitse pitää ajopäiväkirjaa, mutta kilometrien määrä ja syy on kirjattava kululaskulle, että yritys voi maksaa kilometrikorvaukset. Varsinainen ajopäiväkirja on olennaisin lähinnä toiminimen tapauksessa.
3) Perehdy erilaisiin tapoihin pitää ajopäiväkirjaa, myös GPS-avusteisiin järjestelmiin.
4) Mikäli yritys omistaa auton, jolla ajetaan yksityisajoja, syntyy siitä auton käyttäjälle työsuhde-etu, joka nostaa henkilöverotusta. Tällöin myös auton kulut voidaan maksaa yrityksen kassasta, mikä vähentää verotettavaa tulosta.
5) Henkilöauton ostohinnasta ja muista kuluista saa vähentää arvonlisäveron VAIN, jos sillä ajetaan pelkkiä yritysajoja, eikä yhtään yksityisajoja. Paketti- ja kuorma-autosta saa vähentää arvonlisäveron siltä osin, kun se on yrityksen käytössä. Verottaja on tästä erittäin tarkka.
Select Financial Services on tilitoimisto Helsingissä. Toimistomme sijaitsee Ateneumin vieressä, mutta tarjoamme tilitoimistopalveluita ja kirjanpitoa digitaalisten työkalujen avulla ympäri Suomen. Meiltä saat lakisääteisen kirjanpidon lisäksi tukea kaikkiin liiketoimintatilanteisiin, ja kun pyörität liiketoimintaasi sähköisen taloushallinnon kautta, ei etäisyyksillä tai kellonajalla ole väliä. Select avaa blogissaan kirjanpidon ja sähköisen taloushallinnon käytäntöjä sekä prosesseja.
