Sähköinen TaloushallintoYrittäjävinkit

Ilmainen työkalu työajanseurantaan

Me täällä Select Financialilla kehitimme yhdessä Excelkoulun kanssa ilmaisen työkalun työajan seurantaan. Monilla nuorilla yrityksillä ei välttämättä ole ensimmäistä työntekijää palkatessaan minkäälaista tuntikirjausjärjestelmää. Työajanseuranta luodaankin usein lennossa, eikä siinä silloin ole välttämättä mietitty kaikkia tarvittavia aspekteja. Pahimmillaan tämä on voinut johtaa suuriinkin haasteisiin liiketoiminnassa.

Me Selectillä olemme asiakkaillemme taloushallinnon kumppani ja suomalaisen pienyrityskentän tukeminen on meille sydämen asia. Siksi haluamme tarjota kaikille yrittäjille heidän ensimmäisen työkalun työajan seurantaan ilmaiseksi. Excelkoulun kanssa kehittämämme työkalu on kehittyneempi kuin muut internetistä löytyvät ilmaiset tuntikirjausjärjestelmät, jotka hyödyntävät taulukkolaskentaa. Se mm. erottelee ylityö ja vklopputunteja.

Lataa työajanseuranta tämän blogipostin lopusta. Mikäli tarvitset työajanseurannan lisäksi osaavaa tilitoimistoa, joka tukee kokonaisvaltaisesti liiketoimintaasi, ota yhtettä meihin.

Työajanseuranta on tehty Microsoft Excel-tiedostona ja tarkoitettu käytettäväksi pilvipalvelu Google Sheets taulukkolaskentaohjelmistossa, jolloin sitä pystyy käyttämään suoraan internetissä. Voit perehtyä Google Sheettien yleisiin ohjeisiin täällä sekä Microsoft Excelin ohjeisiin täällä ja tässä blogipostissa lyhyet ohjeet työajanseurannan hyödyntämiseen. Huomaathan, että työajanseuranta on tehty taulukkolaskentaohjelmaan ja se voi

1) Työajanseurannan käyttöönotto
2) Uuden työntekijän lisääminen
3) Taulukoiden suojaaminen
4) Työajanseurannan yhteenveto
5) Työajanseurannan asetukset

1) Työajanseurannan käyttöönotto

Lataa tämän blogipostin lopusta “SelectFinancial-ExcelKoulu -Työajanseuranta” -tiedosto. Tiedosto on Microsoft Excel -tiedosto, jonka voit avata ja hyödyntää esimerkiksi juuri kyseisellä ohjelmalle. Itse käytämme taulukkoa useimmiten seuraavasti:

1.1) Työajanseuranta-tiedosto ladataan asiakkaan omaan asiakaskansioon Google Drivessä.
1.2) Tiedosto avataan Drivessä Google Sheetinä, jolloin sitä pystytään muokaamaan suoraan netin kautta.
1.3) Tiedoston asetukset määritetään yritykselle sopiviksi. Ohjeet tähän seuraavissa kohdissa.

2) Uuden työntekijän lisääminen työajanseurantaan

Kun aloitat taulukon käytön, niin lisää siihen kaikki tarvittavat työntekijät. Taulukossa on valmiina omat välilehdet Työntekijä1-6, joita voi käyttää tuntikirjauksien tekemiseen. Mikäli muutat näiden välilehtien nimet, muista muuttaa välilehtien nimet myös taulukon koodiin oheisen ohjeen mukaan. Hyödynnä ohjetta myös lisättäessä uusia työntekijöitä:

Kopioi olemassa oleva työntekijän välilehti ja muuta siihen oikea nimi, esim “Työntekijä3”

Linkitä uuden työntekijän välilehti tietojenkeruuseen lisäämällä välilehden soluun A2 seuraava koodin pätkä:
=query({Työntekijä1!A4:C;Työntekijä2!A4:C};”Select * Where Col1 is not null or Col2 is not null”)
Henkilö lisätään {}-sulujen sisään edellisen työntekijän perään. Esimerkiksi lisäämällä Työntekijä3:sen queryyn, näyttää koodi tältä: : =query({Työntekijä1!A4:C;Työntekijä2!A4:C;Työntekijä3!A4:C};”Select * Where Col1 is not null or Col2 is not null”)

Muuta halutessasi uuden työntekijän välilehden suojaus oikeaksi valitsemalla yläpalkista “Data”-valikon ja sieltä kohdan “Protect sheet”

3) Työntekijän nimen muuttaminen työnseurantaan

Voit vaihtaa työntekijöijden nimet vaihtamalla välilehden nimeksi työntekijän nimen ja lisämäällä tämän myös soluun C1. Näin nimet päivittyvät myös

4) Työnseurantataulukoiden suojaaminen

Voit halutessasi suojata taulukot ja näin määrittää kuka niitä pystyy muokkaamaan. Esimerkiksi data, asetukset, ohjeet ja pivot -sheetit on hyvä suojata. Usein on suositeltavaa jättää käyttöoikeudet kaikkiin välilehtiin ainoastaan esimiehille ja luvittaa työntekijöille ainoastaan heidän

Suojaaminen tehdään Data -> Protect sheets and ranges -valikosta
Täällä voit määrittää haluatko suojata alueen (range) vai kokonaisen välilehden (sheet).
Voit Set permissions kohdasta valita kuka kyseistä aluetta tai välilehteä voi muokata. Jos lisäät tähän uuden henkilön, koko työkirja myös jaetaan hänen kanssaan automaattisesti.

Työajanseurannan yhteenveto

Työajanseurantataulukossa on oma Pivot niminen välilehtensä, joka kokoaa kaikkien työntekijöiden tunnit yhteen. Välilehti erottelee jokaisen työntekijän viikkotunnit, jolloin esimies voi helposti seurata tehtyä työtä ja palkanlaskija voi tehdä palkanmaksut yhdellä silmäyksellä. Taulukko on tehty ajatellen Kaupan- sekä Majoitus- ja Ravintola-alan työntekijöitä, mutta sitä voidaan käyttää millä alalla tahansa. Kunhan vai muistaa huomioida oman yrityksensä erikoispiirteet ja sopii palkanmaksuun liittyvistä seikoista palkanlaskijan kanssa.

Yhteenvetotaulukossa erotellaan jokaiselle työntekijälle ylityötunnit, iltatunnit ja yötunnit, sekä viikonlopun lauantai- ja sunnuntaitunnit. Eri aloilla on hieman eri aikaan ilta- ja yötunnit, joten voit asentaa Asetukset-välilehdellä milloin ilta- ja yötunnit alkavat. Myös lauantaituntien alkamisajan voi määrittää samasta paikasta (joissain TES:eissä lauantailisää saa vasta tietyn kellonajan jälkeen).

Koska työajanseurantaan liittyy paljon manuaalista työtä, on mahdollista, että ihmillisiä virheitä syntyy. Taulukossa on myös paljon taustalla syntyviä laskutoimituksia, jotka on helppo rikkoa, mikäli taulukkoa käyttää väärin. Siksi on hyvä myös tehdä tarkistuksia raporttien suhteen. On myös yleisesti hyvä käytäntö, että työntekijät tarkistavat omat palkkakuittinsa.

Lataa työnajanseuranta tästä: SelectFinancial-ExcelKoulu -Työajanseuranta

Toivottavasti työajanseurantataulukosta on hyötyä! Mikäli olet palkkaamassa ensimmäistä työntekijääsi, niin me voimme auttaa, esimerkiksi laskemalla taloudellisia seuraamuksia ja auttaa palkkaamiseen littyvässä byrokratiassa. Olemme asiakkaillemme kokonaisvaltainen taloushallinnon kumppani, aina lakisääteisestä kirjanpidosta liiketoimintakonsultaatioon. Mikäli tarvitset sähköisiä tilitoimistopalveluita, niin ota yhteyttä.

Select Financial Services on tilitoimisto Helsingissä. Toimistomme sijaitsee Sanomatalossa, mutta tarjoamme tilitoimistopalveluita ja kirjanpitoa digitaalisten työkalujen avulla ympäri Suomen. Meiltä saat lakisääteisen kirjanpidon lisäksi tukea kaikkiin liiketoimintatilanteisiin, ja kun pyörität liiketoimintaasi sähköisen taloushallinnon kautta, ei etäisyyksillä tai kellonajalla ole väliä. Select avaa blogissaan kirjanpidon ja sähköisen taloushallinnon käytäntöjä sekä prosesseja.